Позаказная система учета затрат и формирования цены. Управление производством промышленного предприятия с помощью ERP-системы: планирование материальных ресурсов и производственных мощностей

Позаказная система учета затрат является так называемой классикой для любого экономиста. Тем не менее когда стоят практические задачи применения позаказной системы, возникает множество вопросов: как задокументировать затраты ? К акие первичные документы использовать ? К ак отнести отдельные затраты на конкретные заказы ? К ак сформировать себестоимость и составить калькуляцию ? Ответы на эти и другие вопросы производственного управленческого учета приведены ниже.

Особенности применения

Себестоимость продукции — это выраженные в денежной форме затраты на ее производство и реализацию. При позаказном методе учета затрат объектом учета и калькулирования является отдельный производственный заказ, открываемый на заранее определенное количество изделий, мелкую серию одинаковых изделий, экспериментальную продукция. При изготовлении крупных изделий с длительным процессом производства заказы открывают не на изделие в целом, а на отдельные узлы, агрегаты, представляющие собой отдельные конструктивные единицы.

До момента полного изготовления продукции и завершения работ по заказу все относящиеся к нему затраты считаются незавершенным производством. Все прямые затраты учитываются в разрезе установленных статей калькуляции по отдельным производственным заказам, остальные затраты учитываются по местам их возникновения и включаются в себестоимость отдельных заказов в соответствие с установленной базой распределения. Фактическая себестоимость изделий, изготовляемых по заказу, определяется после его выполнения.

Рассмотрим применение позаказной системы на примере машиностроительного предприятия.

Открытие заказа

В условиях применения позаказной системы учета затрат и формирования себестоимости продукции на машиностроительном предприятии функция по открытию заказов лежит либо на планово-диспетчерской службе (ПДС), либо на планово-экономическом отделе (ПЭО) в зависимости от организационной структуры, должностных обязанностей и численности персонала в указанных подразделениях.

Поскольку диспетчеризацию производственных процессов, соблюдение сроков выполнения работ контролирует, как правило, именно диспетчерская служба, то целесообразно функцию по открытию заказов возложить на ПДС. И первый документ, который должен появиться в условиях применения позаказной системы, — это Журнал регистрации заказов .

Но в настоящее время целесообразно использовать не журнал, а специализированное программное обеспечение, что позволит автоматизировать многие процессы при позаказном методе учета затрат (будут рассмотрены далее). Журнал регистрации заказов должен выполнять функцию открытого информационного справочника, которым пользуются специалисты продажных и учетных служб, производственники.

Назначение граф журнала регистрации заказов:

« Номер заказа » — непосредственно нумерация заказов. Можно использовать простую порядковую нумерацию или применять в номере заказа определенный шифр, который будет нести закодированную информацию и упрощать работу с заказом.

« Дата открытия заказа » — важна для накопления затрат. Именно с этой даты на заказе начнут аккумулироваться затраты.

« Конструкторская документация » — дается четкое определение, какая именно продукция будет изготавливаться по заказу. Если предприятие изготавливает однотипную продукцию, например технологическую оснастку, тогда именно по конструкторской документации можно отличить продукцию в учете.

В г раф е 5 указывается количество изготавливаемой продукции , поскольку не имеет смысла на каждую единицу продукции открывать отдельный заказ, если продукция однотипна.

В г раф ах 6 - 9 должна быть представлена информация о заказчике продукции, договорных условиях, поскольку применение позаказной системы обусловлено индивидуальным производством.

« Тип заказа » — в условиях применения позаказной системы, особенно при автоматизации учета, выделяют определенные особенности заказов. Примеры типов заказа — оборудование (то есть особо крупные заказы), запчасти (характеризуются относительно невысокой стоимостью единицы, изготавливается определенная партия), изготовление деталей из материала заказчика (предприятие не несет материальных затрат, только трудозатраты и начисления), сервисное обслуживание/гарантийный ремонт и т. п.

В особо крупных производствах заказы открывают не на изделие в целом, а на отдельные узлы, агрегаты, составные части. Тогда целесообразно ввести в Журнал регистрации заказов специальную графу — «Назначение агрегата», в которой будет указываться наименование заказа (изделия) с точным конструкторским обозначением, составной частью которого является текущий заказ.

Графы 1-9 заполняются исключительно специалистами ПДС в момент открытия заказа, до непосредственного начала работ по нему. Для получения полной информации в одном документе — Журнале регистрации заказов — в него могут быть включены дополнительные графы, отображающие факт — дата фактического окончания работ, фактическая себестоимость и т. п. Но такие данные на предприятии появляются уже после завершения работ по заказу, поэтому они заполняются специалистом ПДС по данным ПЭО, либо такие данные автоматически обновляются после формирования экономистом ПЭО калькуляционной ведомости.

Карточка на открытие заказа

Данные в журнал регистрации заказов должны вноситься исключительно на основании Карточки на открытие заказа, завизированной надлежащим образом.

Графа фактической себестоимости заполняется после окончательного подсчета себестоимости.

В карточку заказа специалистами предприятия могут быть внесены и другие графы, отражающие как необходимую для учета и контроля информацию, так и актуальные производственникам данные.

Отдельным специалистам покажется излишним бюрократизмом ведение и карточки на открытие заказа, и журнала регистрации заказов. Но в данном случае каждый документ несет свою смысловую нагрузку: Журнал — это обобщающий, сводный документ, который выполняет функцию справочника заказов, а карточка заказа необходима для понимания и одновременно взятия на себя ответственности должностными лицами, ответственными за соблюдение сроков изготовления продукции, за расходование материальных ресурсов, за своевременное обеспечение предприятия необходимыми ресурсами, за соблюдение обязательств предприятия перед клиентами.

После того как заказ открыт, специалист ПДС уведомляет об этом соответствующие производственные цеха и службы путем предоставления копии такой карточки или специальной сводной формы, если у предприятия большое количество производственных заказов от покупателей, находящихся в одновременном запуске. Заказ ставится в план производства, а соблюдение сроков выполнения работ контролируется той же ПДС и одновременно начальником отдела сбыта.

Достаточно часто позаказная система учета расходов и формирования себестоимости используется не только для работы с клиентами, изготовления продукции под заказ покупателя, но и в собственных вспомогательных цехах и участках, если вспомогательное производство занимается изготовлением инструмента, приспособлений, технологической оснастки, запасных частей. Методика учета, документирования затрат практически не отличается, только в этом случае не вовлекается в учетную систему отдел сбыта, а в роли заказчика по конкретному заказу выступают цеха основного производства, для которых изготавливаются оснастка или инструмент. Заказчиками могут быть и ремонтные службы, если по заказу изготавливаются запчасти для ремонта оборудования предприятия.

Учет в цеху т рудозатрат

После открытия заказа вся первичная, технологическая и учетная документация должна составляться с обязательным указанием номера заказа. Как правило, документирование трудозатрат на производственных предприятиях осуществляется с помощью нарядов, рапортов выработки бригады, сменных заданий (пример сменного задания см. далее).

В используемом бланке сменного задания при позаказной системе должны обязательно присутствовать графы:

2 — номер заказа, на котором будут аккумулироваться трудозатраты;

3 и 4 — техническая документация, согласно которой изготавливается деталь;

5 и 6 — технологическая операция, порученная рабочему, трудозатраты по которой имеют непосредственное отношение к заказу и одновременно регламентированы технической документацией на заказанную клиентом продукцию;

7 — количество деталей, изготавливаемых рабочим. Данное количество задается мастером, который, в свою очередь, владеет точной информацией о том количестве деталей, которое должно быть изготовлено по этому заказу;

Обратите внимание!

В ситуации, когда одна и та же деталь востребована по нескольким заказам, задание рабочему должно быть выдано в разрезе всех заказов, то есть каждый заказ с одной и той же деталью будет записан на отдельных строках. Это необходимо для учета трудозатрат в разрезе каждого заказа.

8 и 9 — без граф о норме времени можно обойтись в целях упрощения бумажной работы в цехах. Но в таком случае рабочий должен иным образом узнать нормы времени и сдельную расценку, например, непосредственно из технической документации. Включение этих граф в сменное задание носит более наглядный характер, а в комбинации с графой 14 (фактическое время) значительно упрощает работу нормировщика, экономиста при анализе выполнения норм и сдельных расценок, что, в свою очередь, влияет на общую политику в сфере сдельной оплаты труда и премирования;

10 — фактически сделанное количество необходимо, поскольку при больших объемах работы рабочий может за смену не успеть выполнить операцию по всем деталям. В этом случае зарплата выплачивается за фактический выполненный объем работ, соответственно, эти же затраты относятся на заказ;

11 — как правило, детали проходят контроль отделом технического контроля (ОТК). Часто в графе сменного задания ставится штамп ОТК, закрепленный за определенным работником этой службы и обозначающий, что изготовленная деталь полностью соответствует конструкторской документации;

12 и 13 — если на предприятии не применяется сдельная оплата труда, то такие графы в сменном задании не нужны. Эти графы важны для бухгалтера расчетного отдела, начисляющего зарплату, а также для экономиста, который ведет учет трудозатрат по заказам.

Если сменные задания оформляются мастером не вручную, а с помощью информационной системы, то исходя из плана работ, которым владеет мастер, графы 1-9 и 12 в сменном задании формируются автоматически.

Сменное задание в обязательном порядке визируется самим рабочим, выполнившим работу, поскольку он несет ответственность за качество изготовленных деталей и правильность указания их количества, за которое ему будет начислена сдельная зарплата. Также сменное задание визируется мастером, который его выписал и проконтролировал выполнение работ.

За установленный отчетный период — ежесменно, ежедневно, еженедельно — мастер или начальник цеха собирает такие сменные задания в реестр, сшивает их и передает на обработку в ПЭО, далее документы поступают в расчетный отдел.

Экономист, принявший сменные задания, надлежаще сшитые и оформленные в реестр, несет ответственность за их сохранность, поскольку они являются первичными документами по учету трудозатрат как в разрезе заказов, что важно для определения фактической цены по договорам с покупателями, так и в части начисления рабочим заработной платы, а иногда и необходимых удержаний из нее (брак, лишение премии и т. п.).

Учет т рудозатрат в ПЭО

Экономист ПЭО обрабатывает полученные сменные задания, выполняет аналитический учет трудозатрат в разрезе заказов. Таким образом, в информационной системе формируется Карта аналитического учета трудозатрат. Далее представлены различные варианты ее исполнения.

В информационной системе при обработке сменных заданий экономической службе важно обеспечить учет трудозатрат в разрезе заказов, деталей и цехов-исполнителей. И еще один важный аспект: должна быть возможность получить карту учета трудозатрат на любой момент времени от даты открытия заказа до даты его закрытия.

Учет материалов в цеху

Если состав изделия заранее определен и на предприятии существуют плановые работники (например, ПЭО, ПДС), при крупных объемах движения ТМЦ, когда необходим жесткий контроль, а в запуске одновременно находится большое количество заказов, при выписке с централизованного склада в кладовые цехов покупных комплектующих целесообразно применение лимитно-заборных карт. Выписываются такие карты экономистом ПЭО на основании имеющихся спецификаций по соответствующему изделию. При этом экономист отвечает за информацию в графах 1-5. Графы 6-12 отображают фактические данные и заполняются кладовщиком склада при отпуске ТМЦ.

Лимитно-заборная карта на получение комплектующих выписывается на весь объем запущенных в производство единиц продукции. Количество ТМЦ лимитируется графами 4 и 5; больше, чем зафиксировано в графе 5, материально-ответственное лицо склада не имеет права выдать на участок на указанный заказ. Подпись кладовщика, осуществляющего выдачу ТМЦ, проставляется в графе 13 по соответствующей позиции ТМЦ.

Если со склада было получено больше ТМЦ, чем это требуется для изготовления продукции по заказу, а также в случае изменения в составе/конструкции изделия, применяется оборотная сторона лимитно-заборной карты. Таким образом отображается движение материальных ценностей по заказу.

Лимитно-заборные карты выписываются ежемесячно экономистом ПЭО. По истечении месяца лимитно-заборные карты изымаются, материальные затраты по заказам суммируются, а на новый отчетный период выписывается карта уже на недостающее количество ТМЦ, то есть формируется незавершенное производство.

Учет металла

Производственные предприятия машино- и приборостроения, на которых в ходе технологических процессов из металла изготавливаются заготовки, а впоследствии и детали, нуждаются в прозрачном учете расхода металла, поскольку в этой сфере всегда велик соблазн злоупотреблений. Оптимальным решением будет внедрение в учет специального программного обеспечения, позволяющего вести учет расхода металла по заказам по двойственному документу — накладной на порезку металла.

В накладной на порезку металла обязательно должны присутствовать графы назначения металла (ссылка на заказ, графы 2 и 3) — как правило, это наименование детали и децимальный номер чертежа согласно конструкторской документации.

Информация в строке «Норматив» берется из технической документации, в накладной она необходима для учета и контроля фактически отпускаемого металла. По специальным технологическим формулам согласно заданным размерам (графы 6-9), высчитывается нормативный расход металла в кг (как правило, металл отпускается по весу), а в строку «Факт» проставляется фактический вес отпущенного металла с учетом припусков на порезку. Когда заготовки вырезаются из листового металла, часто расход металла больше, чем по норме, поскольку образуются дополнительные отходы, поэтому целесообразно в документе на порезку отвести место для эскиза (графа 15), благодаря чему можно обосновать отклонение от планового веса.

Графы 12-14 для норматива не заполняются.

Такая накладная на порезку металла может использоваться для любого вида металла — круг, лист, труба, швеллер и т. п. Главное — правильно с помощью технологов проработать расчет веса металла в графах 5-9.

Накладная на порезку металла с целью контроля и возложения ответственности за израсходованные материальные ресурсы может визироваться экономистом, зав.складом, технологом, вплоть до директора, если это необходимо и если сумма затрат превышает заранее определенный лимит.

Закрытие заказа

Когда работы по заказу завершены, продукция изготовлена, заказ закрывается. Диспетчерская или производственная служба предприятия уведомляет об этом все производственные цеха. С этого момента отпуск материалов на заказ и выполнение работ по заказу запрещены.

Должностное лицо, проставляющее свою визу в данном документе, подтверждает, что с указанной даты материалы на данный заказ выписываться не будут, а в работу рабочим не будет выдаваться производственное задание, связанное с заказом.

Уведомление о закрытии заказа, поступившее от ПДС, экономист ПЭО фиксирует в Журнале учета выпуска готовой продукции (графы 1-8; пример записи см. далее). С этого момента понесенные по заказу затраты прекращают считаться незавершенным производством и переходят в ранг готовой продукции.

Графа 8 заполняется в случае, если плановая стоимость была предварительно рассчитана и утверждена, а также в случае, если цена на продукцию была указана в договоре, подписанном с покупателем. Могут быть две графы — плановая цена и договорная, если на предприятии они отличаются, поскольку в договоре предприятие может указать дополнительную наценку исходя из рыночной конъюнктуры.

Графы 9 и 10 заполняется экономистом уже после расчета цены и утверждения фактической стоимости заказа.

Комплектовочные ведомости

После регистрации поступившего уведомления в Журнале экономист приступает непосредственно к расчету себестоимости.

Во-первых, экономист должен убедиться , что затраты, имеющие отношение к заказу, на этом заказе уже отображены , то есть на заказе накоплены затраты лимитно-заборных карт, накладных на порезку металла, сменных заданий.

Второй этап — это св едение и анализ затрат . Здесь возможен «ленивый вариант», если в соответствии с принятой в компании учетной политикой по формированию себестоимости все затраты, накопленные по заказу, имеют к нему непосредственное отношение и находятся в пределах норм. Второй вариант более скрупулезный и требует проведения экономистом сравнительного анализа по комплектовочным ведомостям. При надлежащем программном обеспечении такие ведомости легко формируются автоматически.

В такую комплектовочную ведомость должны попасть детали собственного изготовления. Экономист анализирует, имеются ли отклонения по количеству деталей, отклонения по весу металла в заготовках, при необходимости поднимает первичный документ — накладную на порезку металла. Графы 11 и 12 заполняются только для фактических данных.

Для проверки количества покупных комплектующих и материалов рекомендуется использовать другую форму комплектовочной ведомости — по покупным ТМЦ. Если в компании строгим образом организована выдача материалов по лимитно-заборным картам, то такую ведомость можно не использовать, а материальные затраты брать фактические, сформированные на заказе с помощью лимитно-заборных карт.

В случае если имеют место отклонения, они должны отображаться в графах 8 и 9. Экономист выявляет причину отклонений — неправильно заложен план по комплектующим, комплектующие ошибочно выписаны не на тот заказа, были внесены изменения в конструкцию изделия, но это не отображено в конструкторской документации, некачественные первоначальные материалы, махинации материально-ответственных лиц. По результатам расследования экономист должен либо оставить такие затраты на заказе, либо не включать эти затраты в себестоимость и принять соответствующие меры.

Две комплектовочные ведомости - по деталям собственного производства и по покупным ТМЦ — отображают материальные затраты по заказу. Они подшиваются под калькуляционную ведомость. Далее экономисту необходимо сформировать Подетальную ведомость фактических трудозатрат , где будут отображены операции, фактически выполненные рабочими согласно технологическому процессу и выписанным мастером сменным заданиям на работы по заказу. Указанная ведомость также должна быть подшита под калькуляционную ведомость.

При необходимости в документ можно добавить графу «Отклонение затраченного времени». Если в графе будет указано высокое значение, необходимо поднять вопрос по пересмотру норм и сдельных расценок.

В строке 6 отображаются операции, которые относятся не к конкретной детали, а к сборке деталей и покупных комплектующих между собой. В зависимости от специфики предприятия, разделения сферы ответственности экономиста и нормировщика в условиях сдельной оплаты труда графы 6 и 7 можно и не включать в такую ведомость — экономист может брать сумму зарплаты по заказу. Но часто фактически отработанное время необходимо для распределения общепроизводственных и накладных расходов, если за базу распределения на предприятии принято отработанное основными производственными рабочими время.

По своей сути Подетальная ведомость фактических трудозатрат перекликается (некоторые специалисты считают, что даже дублирует) с данными карт аналитического учета трудозатрат. Принципиальное отличие этих документов в том, что карты — это накопительный документ, больше предназначенный для бухгалтера по производству для оценки НЗП. По данным карты можно определить, какие трудозатраты накоплены в любой момент времени, например, через неделю или два месяца после открытия заказа, по выполненным операциям определить степень готовности изделия. Подетальная ведомость фактических трудозатрат формируется только в дату обсчета заказа и отображает трудозатраты, которые экономист включит в себестоимость продукции.

Экономист при изучении и анализе подетальной ведомости фактических трудозатрат может обнаружить, что, например, заполнены не все фактические данные. Причины могут быть разными: мастером при оформлении сменных заданий была допущена ошибка и трудозатраты, фактические понесенные, отнесены на другой заказ; операция на самом деле не выполнялась, то есть работы по заказу не закончены, продукция на самом деле не готова, следовательно, формировать себестоимость еще рано; возможно, неправильно заложен план, и на самом деле это лишняя операция, продукция может быть изготовлена без лишних трудозатрат. Может быть и противоположная ситуация — факт слишком большой, много лишних операций, затрачено много времени. В этом случае также необходимо выявлять и устранять причины.

Расчет себестоимости

Данные комплектовочных и подетальных ведомостей вносятся в Калькуляционную ведомость.

Таким образом, с помощью всех указанных выше как первичных, так и сводных, аналитических документов легко задокументировать, отобразить в учете, проанализировать прямые затраты по каждому заказу. Непрямые затраты, как правило, относятся на заказ в соответствии с принятой на предприятии или в отрасли базой распределения, часто — пропорционально прямой заработной плате основных производственных рабочих (графа 2.2 калькуляционной ведомости).

Резюме

Для принятия оптимальных управленческих и финансовых решений топ-менеджменту предприятий необходимо владеть информацией о производственных затратах, на основе которой можно проверять качественные показатели работы, устанавливать корректные договорные цены, регулировать и контролировать затраты, планировать уровень рентабельности. Применение позаказной системы учета затрат и формированию себестоимости позволяет:

• скрупулезно задокументировать прямые затраты, как материальные, так и трудовые;
• контролировать выписку материалов с централизованного склада;
• надлежащим образом обеспечить одновременно и начисление сдельной зарплаты рабочим, и отображение указанной зарплаты на каждом отдельном заказе;
• анализировать не только себестоимость заказа, но и нормы расхода ТМЦ, нормы времени благодаря разнообразию сводных, аналитических и оборотных форм.

Комплект документации по формированию цены включает в себя не просто калькуляционную ведомость с итоговыми цифрами, а дополняется комплектовочными ведомостями по ТМЦ, подетальной ведомостью трудозатрат, что дает четкое представление о всех понесенных затратах. А специалисты ПЭО с целью минимизации уровня незавершенного производства могут вести ежемесячный мониторинг готовности каждого заказа, отслеживать своевременность соблюдения договорных условий.

Cтраница 1

Производственный заказ применяется при разовом выпуске определенной продукции или выполнении работ в случае небольшого их объема и длительности производственного цикла.  

Производственный заказ как планово-учетная единица включает весь комплекс работ, от которых зависит достижение конечного результата - выполнение заказа. Сюда входит продукция конструкторских бюро, технологического отдела, производственных цехов, работы по испытаниям и доводке. При длительности сборки менее одного месяца детали и узлы подают на сборку перед началом сборочных работ предварительно скомплектованными по узлам, или изделиям. Эта система предусматривает для сборочных цехов и участков в качестве планово-учетной единицы - заказ, для заготовительных и обрабатывающих - комплект деталей или заготовок на деталь.  

Производственный заказ - планово-учетная единица, объединяющая весь комплекс работ по выполнению заказа.  

Производственные заказы включают в себя заказы на товары длительного (более 50 % всех заказов) и кратковременного пользования. К товарам кратковременного пользования относятся продукты питания, одежда, товары легкой промышленности и товары, рассчитанные на эксплуатацию с товарами длительного пользования. К ним относятся: автомобили, мебель, etc. Показатель производственные заказы оказывает ограниченное влияние на рынок. Особое внимание обращают на тенденции в его развитии. Рост значения индекса является положительным фактором для развития национальной экономики и приводит к укреплению курса доллара.  

Определите размер производственного заказа, который минимизирует затраты компании.  

Если план производственных заказов на какой-либо конечный продукт, узел или деталь известен вперед на несколько недель, можно каждую неделю производить ровно столько, сколько требуется. Однако если переналадка производственной линии для выпуска данной продукции требует много времени и характеризуется значительными затратами, то, может быть, целесообразнее и экономичнее за один прогон произвести продукцию на несколько недель вперед.  

В карточке производственного заказа указано количество деталей, которое должно быть изготовлено на предшествующем участке.  

Рассмотрим размер производственного заказа в количестве 250 штук.  

Убытками по аннулированным производственным заказам являются не возмещенные заказчиком потери предприятий от снятия с производства отдельных изделий.  

Объектом калькулирования является производственный заказ. Следовательно, при этом методе учета после извещения о готовности продукции и закрытия заказа определяют не среднюю себестоимость единицы продукции, а ее индивидуальную себестоимость. Это, правда, применимо в условиях индивидуального производства. В мелкосерийном производстве после закрытия заказа фактическую себестоимость единицы продукции рассчитывают путем деления суммы затрат на количество изготовленной по этому заказу продукции.  

Необходимо определить размер производственного заказа, минимизирующий общую стоимость запасов.  

При последовательном виде движения производственный заказ - одна деталь, или одна собираемая машина, или партия деталей 1 (серия машин 2) - в процессе их производства переходит на каждую последующую операцию процесса только после окончания обработки (сборки) всех деталей (машин) данной партии (серии) на предыдущей операции. В этом случае с операции на операцию транспортируется вся партия деталей одновременно. При этом каждая деталь партии машины (серии) пролеживает на каждой операции сначала в ожидании своей очереди обработки (сборки), а затем в ожидании окончания обработки (сборки) всех деталей машин данной партии (серии) по этой операции.  

В это время карточки производственного заказа остаются на складе у поточной линии а, показывая количество взятых деталей. Они информируют заказ на изготовление новых деталей на данной производственной линии. Деталь а изготовляется теперь в количестве, соответствующем указанному на карточках производственного заказа.  

Глава 4 Урок 4

Обработка производственных заказов

ОБЗОР УРОКА

Этот урок посвящен созданию, деблокированию и подтверждению производственных заказов.

Практический пример

Вы ответственны за обработку производственных заказов и должны иметь возможность создавать и деблокировать заказы. В связи с этим требуются следующие знания:

● Достаточное понимание процесса создания производственных заказов

● Достаточное понимание процесса деблокирования производственных заказов

● Достаточное понимание процесса подтверждения производственных заказов

● Достаточное понимание процесса проводки поступления материала

ЗАДАЧИ УРОКА

Пройдя этот урок, вы сможете:

● создать и деблокировать производственный заказ

● подтверждать производственный заказ и поступление материала

Производственные заказы

Производственный заказ – это центральный объект данных при управлении производством и выполнении производства.. Производственный заказ содержит все данные, относящиеся к производственным задачам, исходным материалам, потребным ресурсам и затратам. Обычно производственный заказ покрывает потребность в отдельном материале или продукте. Можно также производить несколько продуктов одновременно под одним производственным заказом (совместно производимые продукты) и распределять понесенные затраты между этими разными продуктами.

Глава 4: Логистика

Рисунок 34: Производство

В производственном заказе можно определить внешние операции, которые выполняются на стороннем производстве. Производственные заказы обычно создаются на основании плановых заказов.

Процесс производства

Процесс производства включает следующие шаги:

1. Планирование производства: определение потребности в продукте и обеспечение наличия достаточных производственных мощностей.

2. Создание заказа: создание производственного заказа.

3. Деблокирование заказа: деблокирование производственного заказа для проверки доступности необходимых компонентов и средств производства.

4. Печать заказа: Печать производственного заказа для цеха.

5. Подготовка материала: отпуск материала для использования в процессе производства.

6. Выполнение заказа: выполнение производственного заказа

7. Подтверждения: подтверждение производственного заказа.

8. Поступление материала: проводка поступления материала.

Деблокирование производственного заказа

Прежде чем деблокировать заказ, необходимо убедиться в том, что в наличии имеется достаточный объем производственных мощностей. Таблица графического планирования содержит обзор краткосрочных заказов и деблокированных производственных заказов. Прежде чем начинать обработку производственного заказа, его необходимо деблокировать.

De Classroom Virtual SAP in Students in Students Registered of Use ive

Урок: Обработка производственных заказов

Рисунок 35: Производственный заказ

Деблокируя производственный заказ, вы задаете проверку системой наличия компонентов и производственных ресурсов или инструментов. Можно указать вид проверки доступности (расчет доступного количества) для разных видов заказов. К примеру, можно работать либо с динамической, либо со статической проверкой наличия. После деблокирования производственного заказа можно печатать производственные документы, отпускать материалы со склада и подтверждать операции.

Деблокирование производственного заказа: подробные данные

Деблокировать производственные заказы можно следующими способами:

● Индивидуально

● Последовательно, один заказ за другим

● В формате группы

● На основе даты начала выполнения заказа

● По мере создания

Можно деблокировать производственные заказы последовательно, операция за операцией, если, к примеру, время операции достаточно большое и задание для рабочего места по выполнению какой-либо операции выполняется только по завершении предыдущей операции. Порядок выполнения производственных операций должен строго соблюдаться, например, на авиационных сборочных заводах или в процессе сборки точных приборов.

De Classroom Virtual SAP in Students in Students Registered of Use ive

De Classroom Virtual SAP in Students in Students Registered of Use ive

Глава 4 Упражнение 10

De Classroom Virtual SAP in Students in Students Registered of Use ive

Глава 4: Логистика

De Classroom Virtual SAP in Students in Students Registered of Use ive

Глава 4 Решение 10

Создание и деблокирование производственного заказа

Вы ответственны за производственные заказы и только что получили новый заказ. В связи с этим необходимо создать и деблокировать производственный заказ.

Используйте ведомость потребности/запасов, чтобы подтвердить создание и обработку производственного заказа.

1. Используя данные таблицы, создайте производственный заказ. Не забудьте деблокировать заказ перед выполнением проводки. Запишите производственный заказ в таблицу.

De Classroom Virtual SAP in Students in Students Registered of Use ive

Олег Гершман

В конкурентных рыночных условиях перед промышленными предприятиями встают новые задачи – четкое своевременное выполнение клиентских заказов, управление себестоимостью продукции, снижение издержек и пр. Какие возможности предоставляют современные ERP-системы для планирования материальных ресурсов и производственных мощностей, управления производством, и с какими сложностями сталкиваются предприятия при внедрении таких систем?

Каждое современное промышленное предприятие тем или иным образом автоматизирует планирование материальных ресурсов и производства – номенклатуру в тысячи позиций вручную просчитывать невозможно. Однако полностью исключить нештатные ситуации довольно сложно, и периодически приходится оперативно решать множество проблем: как своевременно выполнить заказ, если вовремя не привезли материал или субподрядчики срывают срок поставки, или вышел из строя станок, или близится плановый ремонт оборудования? При широкой номенклатуре изделий «держать в голове» всю информацию по имеющимся на складе материалам, производственным мощностям просто невозможно. «Самописные» системы планирования уже не справляются с новыми задачами управления производством. В этих условиях многие промышленные предприятия обращаются к ERP-системам, в первую очередь к функциональности планирования материальных ресурсов и производственных мощностей. Оставим за рамками обсуждения хорошо знакомые всем «теоретические» аспекты планирования ресурсов предприятия (ERP – Enterprise Resources Planning) и рассмотрим возможности практической реализации планирования производства в системе на примере одного из лидирующих в этой области продукта – SAP ERP2005.

Планирование потребностей производства и закупок

Понятно, что главная задача цикла планирования – получение адекватных планов по закупкам материалов и услуг, по производству, по субподрядным работам. Для этого необходимо строго учитывать, по какому технологическому маршруту производится изделие, какие материалы и услуги, производственные мощности нужны для каждой операции и т.д. Все эти данные в ERP-системе консолидируются в блоке нормативно-справочной информации (НСИ), который является своего рода «костяком» системы. От правильного задания этой информации зависят и планирование, и управление производством, и решение таких задач, как управление запасами, расчет себестоимости, планирование бюджета и пр.

В системе SAP ERP2005 глубоко проработан блок по ведению основных данных. Нормативно-справочная информация, необходимая для планирования и управления производством, включает следующие основные составляющие.

Справочник материалов («основные записи материалов»). Под материалом в ERP-системе подразумевается изделие любого типа: изготавливаемое, закупаемое, полуфабрикат. В справочнике помимо основных данных (таких как единицы измерения, описание материала, единицы веса, вес и пр.) ведутся практически все сведения, необходимые для учета материалов в различных «функциональных» областях: для финансового учета (стандартная цена материала, средняя скользящая цена и пр.); для планирования потребностей производства (вид заготовки, время на собственное производство, размер партии и др.); для закупок, сбыта и т.д. Кроме того, определяются наименования, ГОСТы, стратегия планирования, управления производством изделия, расчета себестоимости (например по средневзвешенной цене, нормативной цене и пр.), другая технологическая информация. Причем в SAP обязательными являются только основные данные (код, наименование), все остальные параметры задаются при необходимости соответствующего учета. Таким образом, пользователь сам определяет требуемый набор параметров для конкретного изделия.

Справочник рабочих мест . Здесь описываются участки, на которых выполняются определенные операции или работы. Данные по рабочему месту заводятся с соответствующими параметрами: основные данные (имя и описание), данные по мощностям, по заработной плате, данные календарного планирования – например, можно определить, что рабочее место будет доступно только с понедельника по среду, тогда в остальные дни система при планировании будет искать альтернативное место изготовления данной позиции. Параметрами рабочего места также являются данные для калькуляции стоимости работ. Можно вести иерархию по рабочим местам, то есть группировать их по отделам, участкам.

Производственные спецификации (технологические маршруты изделий) – списки компонентов, из которых состоят продукты, узлы, готовые изделия. Особенности системы SAP: в спецификации можно задавать не только компоненты, но и вспомогательные данные – ссылки на документацию и пр.; можно вести альтернативные спецификации.

Технологические карты – важнейшая составляющая НСИ для планирования производства. Карты отражают последовательный состав операций, необходимых для изготовления материала (детали/узла). Каждая операция определяется данными рабочего места, управляющими данными, временем изготовления. В системе можно определить компоненты, которые используются на данной операции, присвоить позиции из определенной спецификации, задать контрольные признаки для данной операции, рассчитать продолжительность операций по заданным формулам. Эти данные являются основой при планировании времени изготовления и создании производственного заказа на изделие. В системе SAP есть возможность формировать альтернативные (параллельные) маршруты изготовления изделия. Если в процессе планирования система «видит», что для изделия определены условия, при которых необходимо изготавливать его по альтернативной последовательности операций, то «планировщик» системы следует этой рекомендации и использует разные последовательности операций.

Грамотно выверенные справочники изделий и рабочих мест, производственные спецификации, технологические карты – это «три столпа» успешного планирования производства в ERP-системе.

Производственные стратегии

Система SAP дает возможность реализовать основные стратегии управления производством: разработку под заказ (проектное производство), производство под заказ, производство на склад.

Если для производства изделия выбрана стратегия «под заказ», то в процессе планирования создаются отдельные сегменты планирования для каждого заказа клиента, и все потребности, закупки, поступления материалов планируются в заданных сегментах (рис. 1). Таким образом, пользователь системы может четко отследить, под какой заказ созданы те или иные планы на закупку и производство.

Рис. 1. Планирование при производстве «Под заказ»

Если автоматизируется проектное производство, предоставляется возможность вести проектно-ориентированный учет затрат. Для планирования проектного производства в системе SAP задаются структурный план проекта (рис. 2) и сетевой график выполнения проекта (управление проектом автоматизируется с помощью модуля PS). Для каждого структурного элемента проекта в системе планируются заказы на закупку (модуль MM – управление логистикой) и производственные заказы (модуль PP – планирование и управление производством). Учет затрат «собирается» по структурным элементам проекта, и можно отследить задействованные на каждом этапе ресурсы.

Рис. 2. Планирование в проектном производстве

При выборе стратегии производства на склад осуществляется составление производственной программы на изделие в соответствии с заданным объемом продукции, который необходимо выпустить за конкретный период (согласно прогнозам сбыта). Затем осуществляется планирование потребностей и производство складского запаса. В данном случае, помимо функциональности планирования производства, повышается значение адекватного управления запасами (сбытовики должны иметь ясное представление, какие позиции есть на складе, и если что-то отсутствует, то когда появится), и в этом тоже может помочь система SAP.

В процессе планирования потребностей в материалах (ППМ) каждый конечный продукт разузловывается, определяются потребности в компонентах, и в соответствии с данными технологических карт рассчитываются сроки поставок (изготовления или закупок) каждого необходимого компонента. По результатам расчета ППМ система автоматически генерирует сведения о дефицитных комплектующих и особых ситуациях. При этом в системе SAP для отражения результатов используется «принцип светофора» (рис. 3), и плановику удобно анализировать нештатные ситуации – отставания от графика поставок и пр.

Рис. 3. Форма ERP-системы SAP, отражающая расчет потребности в материалах

Для календарного планирования производства и планирования загрузки мощностей исходными данными служат справочники материалов, рабочих мест, технологические карты, плановые и производственные заказы, а также сведения о предстоящем ремонте оборудования, используемые для учета периодов, когда производственные мощности будут недоступны. В системе осуществляется анализ соответствия наличной и необходимой производственных мощностей и корректировка календарных планов (автоматически или вручную).

Система предоставляет возможность сбалансировать необходимые для выполнения операций мощности с целью оптимизации загрузки рабочих мест (например, путем оптимизации планирования и сокращения времени наладки и демонтажа, простоев оборудования и т.д.). Балансировка осуществляется в автоматическом режиме на основе модели, определенной пользователем. При этом выполняется компенсация нагрузки-перегрузки рабочих мест, ищется оптимальная схема, выбираются подходящие ресурсы. Кроме того, возможна настройка системы таким образом, что в случае перегрузки рабочего места система автоматически предложит пути оптимизации планирования (переброска операций на другое рабочее место и др.).

Необходимо особо отметить широкие возможности системы отчетности SAP: множество вариантов отчетов по планированию, анализ адекватности плана в различных ракурсах: по изделиям, полуфабрикатам, рабочему участку, дате и пр. Каждый отчет можно вывести на экран, как в табличной форме, так и в виде диаграммы, либо экспортировать в Excel.

Управление производственными заказами

После завершения процедуры планирования заказы передаются на исполнение (закупку, производство). Основным элементом управления при этом является производственный заказ, который представляет собой комплексную структуру, объединяющую все данные по планированию, складированию, производству, календарному планированию, учету и отчетности. Производственный заказ создается для изготовления определенного материала в определенном количестве, либо для выполнения определенной работы.

Основные этапы управления производственным заказом: создание производственного заказа; подготовка материалов для выполнения заказа; регистрация выполнения работ; регистрация движения материалов; расчет заказа.

Для отслеживания производственного заказа в системе можно задавать десятки статусов, характеризующих процесс выполнения заказа. В системе существует возможность в любой момент выполнения производственного заказа произвести проверку доступности необходимых материалов и мощностей. На основе данных системы могут быть проанализированы «узкие места», скорректированы сроки закупки материалов и производства компонентов, сроки выполнения операций. Существует возможность реализации в системе востребованной на некоторых предприятиях процедуры резервирования материалов на складе под производственный заказ. В этом случае система исключит вероятность передачи зарезервированного материала на другой заказ. Автоматически могут контролироваться фактические затраты по производственному заказу в сравнении с плановыми.

Поскольку данные в системе регистрируются с точностью до операции и компонента, менеджер получает возможность оперативно контролировать выполнение каждого заказа, предупреждать возникновение критических ситуаций (сетевой график выполнения заказа отражает всю динамику его выполнения). При необходимости может быть настроена отправка автоматического сообщения об угрозе сдвигов календарных сроков изготовления, об отсутствии необходимых для производства материалов и т.д.

Внедрение системы: «операция на сердце»

Производство – главная функциональная область действующего промышленного предприятия, и внедрение ERP-системы в части управления производством иногда сравнивают с операцией на сердце. Тот, кто задумал «оперироваться», должен взвесить все «за» и «против», определить для себя цель и подготовиться к решению целого ряда вопросов.

Первая группа вопросов связана с ведением НСИ. Повторюсь, что четкое задание нормативной информации является залогом успеха. На предприятиях нередко складываются свои «традиции» в формировании этих данных, которые система поддерживать не будет. Например, система требует, чтобы в технологических картах были четко прописаны времена – операционные, времена переналадки, времена транспортировки, пролеживания и т.д. Каждое предприятие решает индивидуально, как задавать эти времена. Так, многие используют «нормо-часы», но, к сожалению, они часто «подгоняются» под зарплату. При внедрении системы от этой практики придется отказаться, и времена надо будет приводить в порядок, выверять и заносить в систему. И с этим бывают связаны довольно болезненные вопросы.

Целый ряд организационных моментов связан с обеспечением ведения НСИ в системе. Кто будет заносить данные и отслеживать изменения (например, изменения спецификаций -состава изделий, норм расхода материалов и пр.)? Многие идут по пути интеграции с конструкторскими системами (САПР), и SAP предоставляет для этого специальные программные продукты. Но здесь возникают свои сложности. После конструкторов в работу вступают технологи, которые определяют производственные участки изготовления продукта, времена изготовления, транспортировки, переналадки и пр. Откорректированные данные также должны быть введены в систему. Важно понимать, что в системе необходимо вести такую спецификацию, которая позволяет управлять данными, и технологической информации для этого бывает недостаточно. (Для примера можно привести уже ставший обязательным при каждом внедрении системы вопрос о кодировании цеховых переделов.) На некоторых предприятиях организуются специальные группы ведения НСИ, которые обрабатывают внесенные конструкторами и технологами изменения и вводят эти данные в систему.

Вторая группа вопросов связана с правильным заданием в системе оптимальных партий (минимальных, максимальных и пр.). Популярные на западе методики «бережливого» производства и отказа от партионности в России пока не используются (по крайней мере на предприятиях, выполняющих, например, и гальванические и сборочные операции), и задачу определения «оптимальных партий» придется прорабатывать.

Возникают вопросы и непосредственно в производстве. Вручную или автоматически списывать материалы? Кто их будет списывать и когда? Как будет осуществляться регистрация операций? В автоматическом режиме система строго и точно регистрирует отпущенные материалы по введенным нормам расхода, не позволяет нарушать принятые стратегии регистрации операций. Здесь тоже возникает немало проблем, поэтому на первом этапе внедрения многие идут по пути списания «по факту».

Наконец, присутствуют и обычные, всем известные вопросы организации проекта внедрения – создание рабочих групп, выделение в них специалистов и т.д.

Таким образом, прежде чем внедрять систему, необходимо подготовиться к решению всех перечисленных вопросов. И если наиболее актуальная проблема заключается, скажем, в автоматизации учета рабочего времени и расчета заработной платы, то, может быть, не стоит затевать внедрение ERP, ведь ее главное назначение – то, для чего создавались первые MRP-системы, которые «выросли» в ERP, – это автоматизация планирования ресурсов предприятия.

В заключение несколько слов о возможных рамках проекта. Современные ERP-системы ориентированы на то, чтобы автоматизировать всю цепочку бизнес-процессов промышленного предприятия, – от закупок и производства до реализации продукции и выстраивания взаимоотношений с клиентами. Но внедрять всю функциональность одновременно очень сложно. Поэтому не обязательно, например, сразу переводить в ERP-систему бухучет и «бороться» с сопротивлением финансовой службы – можно организовать интеграцию ERP с эксплуатирующейся системой, (например 1С), а внедрение финансового блока оставить на вторую очередь. С другой стороны, необходимо оценить трудоемкость подобной интеграции, и если затраты (трудовые, денежные, моральные) намного превышают затраты при централизованном внедрении, то «усеченный» вариант внедрения нецелесообразен. Логистическую цепочку материальных потоков лучше охватывать на первом этапе внедрения, то есть вместе с производством внедрять управление закупками, управление продажами, управление запасами.