Недостача материалов выявленная при инвентаризации отражается. Проводки по списанию недостачи сырья в пределах норм. Недостача обусловленная процессами естественной убыли

В процессе деятельности предприятия нередко выявляются недостачи или излишки ТМЦ. Какие проводки по инвентаризации при расхождениях необходимо сделать бухгалтеру? Какими документами правильно отразить эту процедуру, рассмотрим далее.

Бухгалтерский учет результатов инвентаризации

Важнейшая цель бухучета организации – обеспечение сохранности и контроль эффективности использования активов. Инвентаризация помогает определить актуальные на отчетную дату фактические остатки ТМЦ, сопоставить их с учетными данными и своевременно выявить излишки, пересортицу или недостачу. Корректное отражение инвентаризации в бухгалтерском учете требует подготовки. При плановом проведении руководителем утверждается приказ о проведении по форме ИНВ-22 с указанием сроков, ответственных лиц комиссии и предмета процедуры. Внеплановое проведение осуществляется при различных чрезвычайных обстоятельствах.

Результаты инвентаризации оформляются следующими бухгалтерскими документами:

Инвентаризационная ведомость – форма заполняется согласно унифицированным бланкам Постановлений Госкомстата № 88 от 18 августа 1998 г., № 26 от 27 марта 2000 г. В зависимости от инвентаризационного объекта могут использоваться формы ИНВ-1 (для объектов основных средств), ИНВ-1а (для объектов нематериальных активов), ИНВ-3 (для ТМЦ), ИНВ-11 (для расходов, относящихся к будущим периодам), ИНВ-15 (для наличных денежных средств) и прочие бланки.
Сличительная ведомость – форма заполняется для отражения конечных результатов и расхождений по объектам инвентаризации. ИНВ-18 применяется для отражения объектов основных средств , ИНВ-19 – для ТМЦ.
Акт по форме ИНВ -24 – составляется в целях контроля процедуры.

Обратите внимание! Согласно закону № 402-ФЗ предприятие вправе самостоятельно разрабатывать формы применяемых первичных документов в случае наличия всех обязательных реквизитов.

Бухгалтерские проводки по инвентаризации

Проводки по результатам инвентаризации формируются по-разному в зависимости от того, что выявлено в результате – излишек или недостача. Порядок отражения расхождения регламентируется Приказом № 34н от 29 июля 1998 г., пункт 28):

Излишек – объекты приходуются на момент проведения инвентаризации по текущей рыночной цене с отнесением денежного значения на финансовые результаты (прибыль) в составе прочих доходов у обычных предприятий или на доходы у НКО.
Недостача в рамках естественной убыли – суммы относятся на расходы или издержки обращения.
Недостача сверх естественной убыли – суммы списываются на установленных виновных лиц. Если по каким-либо причинам виновники недостачи не установлены, а взыскать долг по суду не представляется возможным, списание производится на финансовые результаты (убыток) у обычных предприятий или на расходы у НКО.

Излишки при инвентаризации: проводки

Обнаруженные излишки активов организации могут быть использованы ей в процессе будущей деятельности. При списании на счета затрат производства используются счета 20, 23, 25, 26, 29. Для учетных данных берется стоимость оприходования излишков при инвентаризации.

Вывод – если обнаружен излишек, проводка формируется по дебету счета оприходования объекта, кредиту счета отнесения доходов.

Недостача при инвентаризации: проводки

	Счет по дебету	Счет по кредиту
Выявлена недостача ТМЦ
Выявлена недостача объектов основных средств
Выявлена недостача товаров, готовой продукции
Отражено списание недостачи в рамках естественной убыли
Сверх норм убыли отражено списание недостачи на установленное виновное лицо сверх норм убыли
Сверх норм убыли отражено списание недостачи на прочие расходы предприятия, так как виновник не установлен, а по суду взыскать долг невозможно

Возникающие потери от порчи и недостач ТМЦ – явление весьма заурядное и, в то же время, довольно специфическое, поскольку выявлению недостающего имущества предшествует объемная работа, которую необходимо подтверждать документально. К тому же существует немало особенностей, которые приходится учитывать, оформляя операции по учету недостающих активов.

Недостача в бухгалтерском учете: выявление

Недостачей принято считать расхождение значений (количественных или денежных) между их учетным и реальным наличием, когда показатель по учету превышает фактический. Выявляют недостачу при проведении инвентаризации , итоги которой оформляют сличительными ведомостями . По поводу причин образовавшейся нехватки активов ответственные лица обязаны представить руководителю объяснительную записку. На ее основании руководитель решает, как будет погашаться установленная недостача.

Причинами ее возникновения могут быть кражи ТМЦ, денежных средств или готовой продукции, ошибки в учете, естественная убыль , а также чрезвычайные обстоятельства, вызванные, например, стихийными бедствиями. Стоимость испорченного имущества учитывается так же, как и недостачи, поскольку в бухгалтерском обиходе эти явления идентичны.

В разряд недостач может быть отнесена стоимость ТМЦ по договорам поставки, количество или масса которых ниже заявленной в договоре в пределах норм естественной убыли, если соглашением допускается недостача в рамках оговоренных величин. Правда, они не должны быть более норм, установленных законодательными и НПА.

Недостачи и потери от порчи ценностей: счет 94

Начисление суммы ущерба, рассчитанного по результатам инвентаризации, отражается на счете 94 «Недостачи и потери», по дебету которого фиксируется сумма недостачи, а по кредиту – ее списание на установленный источник. В зависимости от вида актива , которого недосчитались, формирование бухгалтерских проводок по отражению недостачи ценностей будет различным не только по задействованным счетам, но и по суммам, участвующими в исчислении ущерба:

Операции
Выявлена недостача:
			остаточной стоимости
Материалов, товаров, готовой продукции на складе			себестоимости
Товаров от поставщика (в пределах норм убыли)			фактических убытков
Товаров от поставщика сверх норм убыли
Неустановленного оборудования
Вложений во внеоборотные активы
Денег в кассе
Ценностей, утраченных в прошлых финансовых периодах, либо по активам, недостачи которых взыскиваются по рыночным ценам (по установленным в компании правилам)			рыночной стоимости

Погашение недостачи: проводки

Погашение недостачи производится разными способами. Как правило, за недостающие активы отвечает определенное материально-ответственное лицо . При установлении виновности недостачу взыскивают с него. К примеру, при недостаче денег в кассе виновным лицом является кассир. Какой проводкой оформляют погашение недостачи кассиром, и как происходит дальнейшее закрытие сч. 94, читатель может узнать в нашей консультации .

По кредиту счета 94 фиксируют списание недостач:

в пределах естественной убыли, которую рассчитывают умножением количества (массы) недостающего товара на установленный норматив – на счета производства;
сверх норм естественной убыли и при невозможности найти виновника возникновения недостачи – в состав прочих расходов;
за счет виновного лица – удержанием из зарплаты. При потерях, возникших несколько лет назад, их стоимость по мере взыскания отражается на сч. 98, затем – на сч. 73, далее – на сч. 91;
за счет прибыли, если потери были понесены в силу форс-мажорных обстоятельств.

Списание ущерба в учете недостач и потерь от порчи ценностей оформляется так:

Операции
Выявленная недостача списана:
За счет виновного лица
По нормам естественной убыли (ЕУ)
Сверх норм ЕУ
За счет прибыли при обстоятельствах непреодолимой силы
По ТМЦ, утраченным не в отчетном налоговом периоде:
– отражается сумма недостачи (в разнице между учетной и рыночной стоимостью)
Взыскивается с виновного лица
Переносится в состав прочих доходов текущего периода

Пример учета выявленных недостач: проводки

По окончании финансового года в компании проведена инвентаризация всех видов активов и обязательств. Установлено:

выявлена недостача материалов на складе на сумму 10 000 руб.;
выявлена недостача товаров на сумму 13 000 руб.;
выявлена недостача готовой продукции на 6000 руб.;
недостача товаров в сумме 36 000 руб. при приемке партии стоимостью 650 000 руб. от поставщика.

Списание недостачи производится следующим образом:

виновником недостачи МПЗ (10 000 руб.) на складе признал себя кладовщик;
стоимость недостающих товаров (13 000 руб.) уплачивают два продавца в равных долях;
по недостаче готовой продукции (6000 руб.) виновный не выявлен, поэтому ее стоимость будет списана на расходы;
по договору поставки ЕУ может составлять не более 1,8% от стоимости всей партии – 11 700 руб. (1,8% х 650 000 руб.). Т.е., 11 700 руб. составляют ЕУ, 24 300 руб. – недостача товаров при приемке .

Бухгалтер составит проводки:

Операции
Установлена недостача:
По ТМЦ на складе
Товаров
Готовой продукции
Товаров по договору поставки в рамках норм ЕУ
Сверх оговоренных в соглашении норм (направлена претензия поставщику)
Списание недостачи:
Стоимость ТМЦ удерживается из зарплаты кладовщика
Стоимость недостающих товаров ставится на удержание из зарплаты продавцов и удерживается (по 6500 руб. с каждого)
Стоимость готовой продукции по разрешению руководителя списана на прочие расходы
Сумма недостачи по договору поставки в пределах норм ЕУ списана на производство

Добавим, что на практике, прежде чем удержать из зарплаты работника сумму доказанного ущерба , необходимо получить его согласие. Если он не согласен, то придется решать дело в суде, но до вынесения решения суммы недостач списывать со счета 94 нельзя.

В процессе хозяйственной деятельности многие организации сталкиваются с недостачами и потерями от порчи материальных ценностей. Под материальными ценностями мы понимаем такое имущество организации, как: основные средства, материалы и запасы, готовая продукция, товары, денежные средства и прочие материальные активы.

Недостачи могут возникнуть в связи со злоупотреблениями материально ответственных лиц, хищениями, ошибками учета при приеме и отгрузке материальных ценностей, естественной убылью и прочими факторами.

В торговых компаниях часто возникает «пересортица», приводящая к возникновению излишков одних товаров и недостачам других.

Выявление недостач может происходить в процессе заготовки материальных ценностей, их хранения, перемещения, продажи, а так же при проведении инвентаризаций.

Следует помнить, что одной из важнейших задач ведения бухгалтерского учета на предприятии, является осуществление контроля за эффективностью использования ресурсов и сохранностью имущества организации.

Обязанность рационального использования ресурсов организации возлагается на тех сотрудников, которые работают с этими ресурсами и несут за них материальную ответственность. При этом бухгалтерия обеспечивает контроль за движением и потреблением материальных ценностей, соответствием осуществляемых хозяйственных операций действующему законодательству, своевременным проведением инвентаризаций для подтверждения остатков МПЗ и прочих материальных активов.

Как своевременно обнаружить недостачу? Что делать с пересортицей? Нужно ли включать суммы транспортных расходов и таможенных пошлин в стоимость списываемых товаров?

В нашей статье мы постараемся дать ответы на эти и другие вопросы, возникающие в связи с особенностями бухгалтерского и налогового учета недостач и потерь от порчи материальных ценностей.

Инвентаризация - лучший друг бухгалтера

В соответствии со ст.12 Федерального закона "О бухгалтерском учете" от 21.11.96 N 129-ФЗ, а так же на основании п.26 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.98 N 34н, для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Обязательная инвентаризация проводится в следующих случаях:

при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года).
при смене материально ответственных лиц;
при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

За исключением обязательных инвентаризаций, организация самостоятельно устанавливает приказом руководителя:

Количество инвентаризаций в отчетном году;
Даты проведения инвентаризаций;
Перечень проверяемого имущества и обязательств и т.п.

Выявленные в процессе инвентаризации излишки относятся на финансовые результаты в сумме рыночной стоимости обнаруженного имущества.

Если в процессе инвентаризации были выявлены недостачи, то сумма недостач относится:

на издержки производства или обращения - в пределах норм естественной убыли (см. Приложение 1);
за счет виновных лиц - сверх норм естественной убыли;
к прочим расходам организации - в случаях, если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков.

Данные о фактическом наличии ТМЦ вносятся в инвентаризационную опись ТМЦ по форме ИНВ-3.

Отклонения, выявленные при проведении инвентаризации между данными бухгалтерского учета и фактическим наличием ценностей, отражаются в сличительной ведомости ИНВ-19.

В графах 12-17 этой ведомости отражаются сведения, скорректированные в связи с обнаружением ошибок в учете ТМЦ.

В графах 18-23 нужно отразить сведения о перекрывающихся излишками недостачах в связи с пересортицей.

Обратите внимание: в соответствии с п.5.3 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина от 13.06.1995г. №49, взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении ТМЦ одного и того же наименования и в тождественных количествах.

В графах 24-26 ИНВ-19 отражаются итоговые данные по излишкам. В графах 27-32 - итоговые данные по недостачам.

Итоговые данные по проведенной инвентаризации отражаются в ведомости ИНВ-26 «Результаты ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией».

Порядок документального оформления списания недостач и излишков

Списание недостач и убытков от порчи ценностей должно быть обоснованным и подтверждаться соответствующими документами.

Порядок списания убытков от недостач в пределах норм естественной убыли необходимо утвердить учетной политикой предприятия.

Естественную убыль можно списать только после проведения инвентаризации на основе соответствующего расчета. Расчет составляется бухгалтерией с участием материально ответственных лиц. После составления расчет проверяется членами инвентаризационной комиссии, а затем утверждается руководителем организации.

Обратите внимание: нормы естественной убыли не применяются к штучным товарам, а также к товарам, поступающим в торговую организацию в фасованном виде .

Недостача товаров в пределах норм естественной убыли, выявленная при проведении инвентаризации, списывается с материально ответственного лица.

Обратите внимание: Списание товарных потерь оформляется актами унифицированных форм ТОРГ-6 (завес тары), ТОРГ-7 (журнал регистрации ТМЦ, требующих завеса тары), ТОРГ-15 (порча, бой, лом ТМЦ), ТОРГ-16 (списание товаров), ТОРГ-20 (подработка, подсортировка, перетаривание товаров), ТОРГ-21 (переборка плодоовощной продукции) .

Если сумма недостачи превышает нормы естественной убыли, то необходимо проведение служебного расследования с целью определить наличие или отсутствие лиц, виновных в недостаче. Такое расследование может быть проведено инвентаризационной комиссией.

Обоснованное решение о списании недостачи сверх норм естественной убыли в расходы, либо об отнесении ее на виновных лиц принимается руководителем.

Документом, которым можно подтвердить отсутствие виновных лиц, может быть, например, оправдательный приговор суда, постановление о приостановлении уголовного дела и т.д.

Бухгалтерский учет излишков

Для целей бухгалтерского учета, выявленные организацией излишки учитываются в составе прочих доходов.

Стоимость излишков определяется на дату проведения инвентаризации и должна быть подтверждена документально или экспертным путем.

При оприходовании выявленных излишков на основании данных, отраженных в инвентаризационных ведомостях, составляется бухгалтерская справка, содержащая следующие проводки:

Дт счета учета ТМЦ (01, 07, 10, 41, 43) Кт счета 91.1 «Прочие доходы» - оприходованы излишки ТМЦ, выявленные при проведении инвентаризации.

Выявленные при инвентаризации излишки могут использоваться организацией в дальнейшей хозяйственной деятельности.

В случае, если в дальнейшем излишки списываются в производство, стоимость по которой они были оприходованы, отражается по дебету счетов учета затрат.

Например: Дебет счета 20 10 «Материалы».

При реализации излишков МПЗ, их стоимость учитывается в составе прочих расходов:

Дебет счета 91.2 10 «Материалы».

При реализации излишков товаров, стоимость относится на себестоимость проданных товаров:

Дебет счета 90.2 «Себестоимость продаж» Кредит счета 41 «Товары».

Обратите внимание: оприходованные излишки в виде основных средств амортизируются в общем порядке с 1го числа месяца, следующего за месяцем принятия объекта к бухгалтерскому учету

Бухгалтерский учет недостач

Обнаруженные недостачи отражаются в бухгалтерском учете на дату проведения инвентаризации.

При выявлении недостачи, бухгалтером составляется справка-расчет на сумму выявленной недостачи со следующими проводками:

Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит счетов учета ТМЦ (01, 07, 10, 41, 43, 50) - отражена сумма выявленной недостачи.

Если сумма недостачи не превышает норм естественной убыли, расходы по ней учитываются в составе издержек производства и обращения. Например:

Дебет счета 20 «Основное производство» Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - списана недостача в пределах норм естественной убыли.

Если сумма недостачи взыскивается с виновных лиц (в том числе сверх норм естественной убыли), делаются проводки:

Дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кредит счета 94 списана недостача за счет виновного лица.

В случаях, если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, а так же при возникновении недостачи из-за форс-мажорных обстоятельств, расходы по недостаче относятся к прочим расходам организации.

Например:

Дебет счета 91.2 «Прочие расходы» Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - списана недостача, возникшая в результате форс-мажорных обстоятельств.

В соответствии с п.5.2 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, при оформлении списания недостач и порчи сверх норм естественной убыли, предприятия должны иметь следующие документы:

решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц;
либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц;
либо заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций (инспекций по качеству и др.).

Обратите внимание: в соответствии с п.58 методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, недостачи и порча материалов учитываются по фактической себестоимости, в которую включается стоимость недостающих и испорченных материалов, пошлины и сборы и сумма транспортно-заготовительных расходов, в доле, относящейся к недостающим и испорченным материалам/

Налоговый учет излишков

Излишки, выявленные в результате инвентаризации, подлежат признанию в составе доходов организации.

В соответствии с п.20 ст.250 НК РФ, внереализационными доходами налогоплательщика признаются доходы в виде стоимости излишков МПЗ и прочего имущества, которые выявлены в результате инвентаризации.

Оценка доходов полученного безвозмездно имущества осуществляется исходя из рыночных цен (без учета НДС и акцизов), определяемых с учетом положений ст.40 НК РФ, но не ниже остаточной стоимости - по амортизируемом имуществу и не ниже затрат на производство или приобретение - по иному имуществу. Информация о ценах должна быть подтверждена документально или путем проведения независимой оценки (п.8 ст.250 Налогового кодекса).

Такой подход к оценке излишков был изложен в письме Минфина от 20.05.2010г. №03-03-06/1/338.

При этом в качестве рыночной цены, можно использовать цену приобретения аналогичных товаров в том же периоде, в котором проводилась инвентаризация. Такая позиция налогоплательщика не вызовет возражений у Минфина (письмо Минфина от 12.08.2011г. №03-03-06/1/478).

Налоговый кодекс не содержит указаний по учету пересортицы и возможности перекрытия недостач излишками в связи с ней. Соответственно, так как порядок проведения инвентаризаций налоговым законодательством не регулируется, для целей исчисления налога на прибыль следует использовать бухгалтерские правила.

Такая позиция была высказана в Постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 24.11.2008г. №09АП-14267/2008-АК по делу N А40-32554/08-129-101.

Если пользоваться бухгалтерскими правилами, то при налогообложении прибыли в состав доходов организации попадет разница между излишками и недостачами при пересортице.

Обратите внимание: использование вышеуказанного подхода отражения результатов инвентаризации при пересортице, может не встретить одобрения у налоговых органов. В этом случае свою позицию налогоплательщику придется отстаивать в суде.

Излишки в виде основных средств, для целей налогового учета, признаются амортизируемым имуществом. Первоначальной стоимостью такого имущества будет являться рыночная стоимость данного объекта, отраженная в составе внереализационных доходов.

Амортизация по таким объектам начисляется в общеустановленном порядке с 1го числа месяца, следующего за месяцем, в котором объект введен в эксплуатацию.

При этом налогоплательщик не может воспользоваться правом на амортизационную премию в соответствии с п.9 ст.258 НК РФ, т.к. у него отсутствуют расходы в виде капитальных вложений на создание и приобретение такого объекта. Подобной позиции придерживается Минфин в своем письме от 29.12.2009г. №03-03-06/1/829.

Налоговый учет недостач

Выявленные недостачи отражаются в налоговом учете в соответствии с положениями Налогового кодекса.

Если выявленные недостачи не превышают норм естественной убыли, то в соответствии с пп.2 п.7 ст.254 НК РФ, к материальным расходам для целей налогообложения приравниваются потери от недостачи и (или) порчи при хранении и транспортировке материально-производственных запасов в пределах норместественной убыли, утвержденных в порядке , установленном Правительством РФ (см. Приложение 1).

Обратите внимание: положениями НК РФ не предусмотрено отнесение к материальным расходам потерь от недостачи и (или) порчи при хранении и транспортировке ТМЦ в пределах норм естественной убыли, определяемых в порядке, установленном локальными актами налогоплательщика (письмо УФНС от 30.07.2010г. № 16-15/080278@).

Если суммы выявленных недостач взыскиваются с виновных лиц, то у организации возникает внереализационный доход в соответствии с п.3 ст.250 НК РФ.

Такой доход признается в момент признания сотрудником своей вины или в момент вступления в силу решения суда в соответствии с пп.4 п.4 ст.271 НК РФ.

При этом в Налоговом кодексе отсутствуют прямые указания, учитывается ли сумма такой недостачи в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль. Однако сама сумма недостачи уменьшает экономические выгоды предприятия и по своей сути является расходом.

В соответствии с п.1 ст.252 НК РФ, налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов, если они оправданы и документально подтверждены.

Документами, подтверждающими расходы организации в связи с недостачей, могут служить:

инвентарные ведомости;
акты, подтверждающие недостачу;
заключение комиссии, расследующей недостачу;
объяснительная записка сотрудника.

Собрав все необходимые документов, сумму недостачи можно полностью учесть в составе расходов. Такая позиция подтверждается письмом Минфина от 17.04.2007г. №03-03-06/1/245.

При возникновении недостачи из-за форс-мажорных обстоятельств, при отсутствии виновных лиц или при отказе суда во взыскании убытков, расходы по недостаче учитываются в составе внереализационных расходов организации.

В соответствии с пп.5 п.2 ст.265 Налогового кодекса, к внереализационным расходам приравниваются убытки, полученные налогоплательщиком в отчетном (налоговом) периоде, в том числе - в виде недостачи МЦ в производстве и на складах, на предприятиях торговли в случае отсутствия виновных лиц, а также убытки от хищений, виновники которых не установлены. В данных случаях факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти.

В своем письме от 27.08.2010г. №03-03-06/4/81 Минфин подтвердил, что при документальном подтверждении (в соответствии с пп.5 п.2 ст.265 НК РФ) факта отсутствия виновных лиц уполномоченным органом государственной власти, для целей исчисления налога на прибыль, налогоплательщик может уменьшить полученные доходы на сумму внереализационных расходов в виде убытков от хищений.

При отсутствии документального подтверждения отсутствия виновных лиц, расходы в виде недостач не учитываются в составе расходов для целей налогового учета.

Обратите внимание: транспортные расходы, таможенные пошлины и сборы в части, приходящейся на недостачу товара сверх норм естественной убыли, не учитываются для целей налогообложения прибыли, поскольку не удовлетворяют требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ, как и недостача товара (см. пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ, п. 2 Письма Минфина России от 10.08.2005 N 03-03-04/1/160).

Инвентаризация – это процесс проведения проверки фирмы, организации, предприятия и т.д. с целью подтверждения в соответствии имеющихся и числящихся за фирмой, организацией, предприятием и т. д. всех активов без исключения. Под активами подразумевают финансы, имеющееся имущество. Рассмотрим в статье ситуации, когда обнаружена недостача при инвентаризации в организации по вине поставщиков или работников, укажем способы учета потерь.

Документы для оформления потерь или недостачи

Предметом инвентарной проверки является сличение имеющихся материальных ценностей с бухгалтерской документацией. Проводится по средствам взвешивания, пересчета, измерения. Случается, что в результате проведения проверки выявляются несоответствия.

Конечным исходом инвентаризации является заполненный сличительный документ или опись (согласно п. 2.5 «о порядке проведения инвентаризации», утвержденных приказом Министерства Финансов РФ от 13. 06. 1995 г. №49 ). Читайте также статью: → “ ». В результате обнаруженных отклонений делают запись в форме 0504092. Этот документ называется Ведомостью расхождений. В нем делают отметку в подходящей строке, зависимо от вида недостачи.

Что делать, если обнаружилась недостача?

Итак, выявлен факт недостачи. В Ведомости расхождений (сличительной ведомости) фиксируют её тип. Это может являться:

недостачей обусловленной пределами норм естественной убыли;
недостачей товара или материальных ценностей по вине поставщика;
недостачей по вине работников (хищение);
недостачей при отсутствии виновного лица.

Пошаговая инструкция выглядит следующим образом:

Этапы инвентаризации

Выявление несоответствий, заполнение документации

Составление сотрудником или другим виновным объяснительного документа о причинах, которые привели к недостаче

Создание работодателем распоряжения о компенсации ущерба (в размере недостачи) виновным по средствам высчета суммы из заработной платы (в течении не более 14 дней с момента проведения проверки)

Сообщение виновному об удержании (не может превышать размер одной среднемесячной заработной платы) из зарплаты

Совершение удержания зарплаты не позже 10 дней после уведомления об этом сотрудника

Недостача обусловленная процессами естественной убыли

Формула расчета естественной убыли выглядит так:

Е = Т x Н/100 %,

где:
Т, это количество (масса) проданного товара;
Н, норма естественной убыли, %.

Исходя из фактической себестоимости недостающих товаров, определяется и сумма недостачи.

Документальное сопровождение выглядит так:

Проведение зачета по пересортице. При необходимости нормы убыли применяются только касательно наименований, которых не хватает.
Списание. Проводится согласно с себестоимостью продукции, объёма работы, услуг.
Определение в денежном эквиваленте тех сумм, которые превышают нормы. Накладываются на счета организации, если виновато юридическое лицо и физические лица, если те являются причиной недостачи.
Суммирование недостач в расходы, если стребовать компенсацию с виновных не представляется возможным.

Пример. Фармацевтическое предприятие ЕвроФарма производит средства для аптек. На предприятии осуществлялось проведение инвентаризационной проыерки отдела производства. Как оказалось в результате проверки, была обнаружена нехватка этилового спирта – 400 мл суммой в 200 рублей, она произошла в результате производства медицинских препаратов согласно с предписанием врачей.

Согласно Приказу Министерства Здоровья РФ (от 20 июля 2001 года, №284), в котором утверждены нормы убыли лекарственных препаратов, установлено размер убыли – 1,9% от проданного объёма спирта за год (период между инвентарным проведением).

В справке составленной бухгалтером, отражается количество этилового спирта, которое использовалось предприятием за период между инвентаризациями. Манипуляция производится для определения объёма спирта, потраченного на расходы производства, что необходимо списать. Потом, объём этилового спирта, который использовалось предприятием за период между проведением учета надо х (умножить) на норму убыли.

Допустим, что в этот период предприятие ЕвроФарм израсходовало 30 л спирта, умножая объём на норму. Получается тот объём спирта, что нужно списать на издержки.

Расчет выглядит так: Е = 30 х 1,9%/100 Е = 0, 57 л.

Основываясь на произведенном подсчете, недостача объёмом в 570 мл, полной мерой возможно отнесение на производственные издержки.

Бухгалтер обязан сделать в учете запись:

20 Дт – проведение операции (производство);
44 Дт – проведение операции (расходы от продажи);
94 Кт – проведение операции (недостачи порчи или утраты ценностей) – 200 рублей – списано в счет издержек норм естественной убыли).

Бухгалтерские проводки по учету недостачи

94Д 10К (41, 43) – операция (выявление недостачи);
20, 23, 25, 26, 29, 44Д; 94К – операция (списание недостачи (потери от порчи) в пределах утвержденных норм естественной убыли);
73Д – 2 К94 – операция (списание недостачи на виновных лиц по остаточной стоимости);
73Д – 2 К98-4 – операция (отражение разницы между остаточной и рыночной стоимостью, подлежащей взысканию с виновных лиц);
91Д – 2 К68 – операция (НДС восстановление, ранее предъявленный к вычету, по недостачам (потерям) сверх норм естественной убыли);
50, 70Д – К73-2 – операция (погашение виновным лицом задолженности по недостачам);
98 – 4Д К91-1 – операция (фиксация разницы между остаточной и рыночной стоимостью в составе доходов текущего периода по мере погашения задолженности виновными лицами).

Детально счета расписаны в таблице:

Счетная корреспонденция		Название операции
Дебет	Кредит	Название операции
44	94	Списание стоимости товаров, которых не хватает
73, 76	94	Списание потери выше нормы естественной убыли
91 – 2	94	Соответствующую запись делают в случае отсутствия виновных или отрицания судом взыскать компенсацию

Ориентировочный реестр товаров, которые не подлежат списанию:

Мебель (все виды, кровати из металла)
Ковровые покрытия (ковры, паласы и ковровые изделия)
Охладительные приборы (холодильные, морозильные камеры)
Электроприборы и электро оборудование (машины для шитья, вязания, глажки, камины, радиаторы, электро духовки, термостатные шкафы, аэро грили, шашлычницы, фритюрницы, печи,самовары);
Приборы для сварки;
Торшеры, бра, светильники;
Хозяйственные повозки;
Пилы, работающие на бензине;
Мобильные лестницы;
Емкости, используемые в качестве ванной;
Умывальники;
Писуары и биде;
Эмалированные рукомойники;
Сливные бачки;
Батареи;
Печи радиаторные;
Плиты любого типа;
Вся офисная техника (компьютеры, принтеры, факсы);
Баллоны;
Бойлер;
Варочно – отопительные устройства;
Стройматериалы;
Видео и аудио техника;
Видео и дивиди плееры;
Микрофоны;
Усилительные установки;
Приборы для стабилизации напряжения;
Средства транспортировки для детей;
Все средства передвижения (водные и наземные);
Все виды оптики;
Помещения для хранения автомобилей;
Все виды покрышек (мотоциклетные, автомобильные);
Весь спортивный инвентарь;
Оружие.

Недостача товара или материальных ценностей по вине поставщика

Ответственное лицо во время приёма товара обязано оценить состояние. В соответствии с этим составляется акт о несоответствии количества и качества полученных ценностей. Читайте также статью: → “ ». В учетной записи бухгалтера будет производиться запись, зависимо от того, когда обнаружили брак или порчу:

до проведения учета товаров (в этом случае инвентаризацию не проводят, согласно с ч. 3 ст. 11 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ);
после проведения учета товаров.

Унифицированные модели при несоответствии в накладных:

Форма акта N (если товар отечественного производства, Госкомстат РФ от 25 декабря 1998 г. № 132);
Форма акта N (если товар импортного производства);
Форма акта N (прием материалов).

Пример. 18 ноября согласно с накладной № 214, по адресу ФОП «Чистюля» было осуществлено поставку зубных щеток в количестве 100 единиц по цене 222 рубля (НДС – 22 рубля) за штуку. Их доставили в 10 упаковках по 100 щеток в каждой. Во время передачи на прилавки было обнаружено, что 5 упаковок с частичной комплектацией, вмещают не 10, а – 9 щеток (в целом недостача составляет – 5 щеток).

Как следствие составлен был акт № 3 от 29 ноября. Упаковка не повреждена, так как она не открывалась. На основании выше изложенного, поставщику было предъявлено претензию. Она была признана поставщиком 10 декабря. Корректировки в счет были занесены 10 декабря. Бухгалтером ФОП «Чистюля» было решено сторнировать поставку в квартале не целиком вычета НДС. Сделанные записи имели вид:

Бухгалтерские проводки по учету недостачи по вине поставщика представлены в таблице:

На дату получения товара (18 ноября)		Название операции	Расчет
Счетная корреспонденция
Дебет	Кредит

		Расчет с поставщиком или подрядчиком
		НДС по ценностям приобретения
На дату оформления акта о недопоставке и выставления недостачи (10 декабря)
		Сторнирование Зубные щетки поставлены на учет (5х200 руб.)
		Сторнирование Сумма НДС от стоимости (18%х 1 000 руб.)
		Сторнирование Принят НДС к вычету

Недостача товара или материальных ценностей в результате хищения (кражи) по вине работников

В результате недостачи по вине работника, последний обязательно будет привлечен к ответственности. Данный процесс регулируется законодательными актами. Схема определения нанесенного ущерба:

Создание расследующей комиссии;
Проверка всех активов организации (инвентаризация);
Выяснение обстоятельств появления недостачи;
Получение от виновного задокументированного объяснения;
При необходимости составляется акт про отказ письменных объяснений.

Бухгалтерские проводки по учету недостачи в результате кражи указаны в таблице:

Нужно учитывать, что если вы обнаружили недостачу более месяца назад и сумма нанесенного работником в результате хищения более одной целой среднемесячной заработной платы, работодатель имеет право обратиться в суд, целью которого будет полное возмещение недостачи.

Ответы на вопросы про недостачу при инвентаризации

Вопрос №1. Может ли покупатель во время приема товара оформить акт и зафиксировать в нем недостачу в одностороннем порядке?

Да, может. При условии, что во время приема материальных ценностей не присутствует поставщик присутствовать или его уполномоченное лицо. В таком случае сторона покупателя осуществляет прием и может заактировать в одностороннем порядке факт недостачи.

Вопрос №2. Как учитывается компенсация причиненного ущерба работника или группой работников, если она выражается в личном отчислении в кассу?

В случае внесения денег непосредственно в кассу виновником или группой лиц, процесс отражают в виде дохода. Он равен сумме нанесенного убытка. Бухгалтер делает запись в операцию (другие доходы операционной деятельности) и в «доходы в результате обычной деятельности».

Вопрос №3. В случае пересортицы возможен ли взаимный зачет недостачи и излишков?

Возможен, но только в виде исключения. Порядок действий регламентирует Приказ Министерства Финансов (№ 49, вступивший в действие 13 июня 1995 года). Согласно с ним совместный зачет имеет место быть лишь за одинаков проверяемый период, у того самого работника, относительно товарно-материальных ценностей одного наименования и количества.

Вопрос №4. В каких случаях нельзя применять нормы естественной убыли?

Нельзя использовать меру естественной убыли к тем товарам, которые являются штучными или к тем, которые поступают в организацию занимающуюся торговлей, что являются в расфасовке.

Вопрос №5. Подлежит ли учету НДС, когда обнаруживается недостача?

Нет, не подлежит. Налог, который был учтен как недостающий (в результате хищения, потери, порчи имущества), не восстанавливается. Согласно п. № 3 ст. 170 НК РФ, отсутствует основание для восстановления.

Периодически подвергаются ревизии с проверкой всех ценностей. Проверку осуществляет инвентаризационная комиссия организации. Ее члены в присутствии ответственного лица проверяют наличие денег, квитанций на сданные ценности, чековых книжек и бланков строгой отчетности. Выявленные во время проверок несоответствия оформляются бухгалтерскими актами. Детальнее о том, как констатируется недостача в кассе, проводки, которые необходимо указать в балансе в случае ее выявления, читайте далее.

Ценности

В кассе на предприятии могут находиться денежные средства, платежные документы, ЦБ и бланки строгой отчетности. К платежным документам относятся не только квитанции, но также марки (почтовые, вексельные и госпошлины), путевки в санатории, авиабилеты и прочие документы. К бланкам строгой отчетности относятся: квитанции, удостоверения, дипломы, абонементы, билеты, талоны, товарно-сопроводительные документы и др. Материальную ответственность за сохранение денежных документов несет кассир.

Инвентаризация

Порядок осуществления регулируется «Порядком ведения кассы №40», утвержденным Советом директоров ЦБ РФ, и Письмом ЦБ № 18 от 04.10.93 г.

Сроки проведения проверки на предприятии устанавливаются руководителем и закрепляются в приказе. Инвентаризацию осуществляет специально созданная комиссия, в которую входят представители администрации, главный бухгалтер и кассир.

Перед проведением процедуры составляет кассовый отчет. В него включаются все первичные документы, которые должны находиться в кассе. Если при инвентаризации выявляются незакрытые ведомости (по выплате зарплаты), то все невыплаченные суммы приравниваются к наличным деньгам. Отдельно в документе фиксируются выплаченные суммы.

Кассир обязан предоставить расписку о том, что к моменту начала инвентаризации платежные документы сданы в бухгалтерию, а вся наличность оприходована. Это необходимо сделать, чтобы по завершении проверки кассир не заявил о наличии у него платежных документов. сверяется с информацией в кассовой книге и ордере.

Для сокрытия факта растраты средств часто в качестве документов используются расписки. Но они не могут подтвердить расход средств, так как не составляются по унифицированной форме, не содержат подписи получателя, главного бухгалтера и руководителя. Если имеют место такие документы, то считается, что при инвентаризации кассы выявлена недостача. Проводка должна быть сделана в балансе на дату проведения проверки. Председатель комиссии визирует все ордера и прикладывает их к отчету. Этот документ и служит основанием для проведения учетных остатков средств.

Особенности

Во время инвентаризации нужно проконтролировать:

не превышал ли остаток наличных средств в кассе установленного лимита;
целевое использование средств;
соответствие даты проведения сделки в кассе и расходном ордере;
обоснованность записей;
своевременность возврата на счет остатков невыплаченной зарплаты;
корректность оформления документов;
наличие подписей директора, главного бухгалтера на незаполненных чеках;
факт хранения чековой книжки вне кассы;
законность проводимых операций в пределах одной сделки;
правильность составления корреспонденции счетов.

Пересчет наличности

Наличие средств в кассе подтверждается полистным пересчетом наличных денег, ценных бумаг и денежных документов. Кассир осуществляет пересчет в присутствии членов комиссии. Деньги просчитываются по каждой купюре отдельно начиная с высшего номинала. Если имеется большое количество купюр, то составляется опись, в которой указывается номинал и количество купюр. Этот документ подписывается комиссией. Если имеется нехватка денежных средств, значит выявлена недостача в кассе. Проводка в БУ с использованием счета 50 «Касса» подтверждает этот факт.

Пересчет бланков

Фактическое наличие бланков ЦБ и документов отчетности осуществляется по наименованиям, типам и категориям бланков. Например, акции бывают именные, на предъявителя, процентные и обыкновенные. Во время проверки также фиксируются начальные и конечные номера бланков, их серии и стоимости.

Все эти ставятся на учет по результатам инвентаризации в сумме расходов на их приобретение. Остаток бланков определяется исходя из данных кассовой книги или отчета. При выявлении нехватки бланков оформляется недостача в кассе. Бухгалтерские проводки делаются по счетам аналитического и синтетического учета. Примеры оформления подобных операций будут представлены далее.

Недостача в кассе: проводки

На предприятиях учет денежных средств осуществляется по счету 50 «Касса», который имеет три субсчета: 50-1 «Касса предприятия», 50-2 «Касса операционная», 50-3 «Платежные документы». Отдельно учитываются бланки отчетности на одноименном забалансовом счете 006.

Выявленные излишки средств подлежат оприходованию по статье внереализационных доходов. В БУ делается запись ДТ50-1 КТ91-1.

Недостача денежных средств в кассе отражается проводкой с использованием в ДТ счета 94 на сумму фактических расходов. Рассмотрим типовые проводки:

ДТ94 КТ006 - нехватка бланков.

ДТ94 КТ50-1(50-3) - недостача денег в кассе.

Проводка ДТ73-2 КТ94 отражает списание недостачи на кассира. Возмещение ущерба с зарплаты сотрудника отражается записью ДТ70(50) КТ73-2.

Как при отсутствии виновного лица отражается недостача в кассе? Проводки:

ДТ94 КТ50-1 - факт выявления нехватки средств;

ДТ91-2 КТ94 - сумма недостачи включается в состав внереализационных расходов.

Отчетность

Результаты инвентаризации отражаются в акте по форме № ИНВ-15. В него вносятся объяснения кассира по выявленным нарушениям и резолюция руководства. Отчет составляется в двух экземплярах, подписывается комиссией и доводится до сведения руководства. Один экземпляр остается в бухгалтерии, второй - у кассира.

Проверка операционных касс

Для расчетов с сотрудниками фирмы используются операционные кассы. Порядок их проверки отличается от вышеописанного.

Комиссия в присутствии кассира фиксирует показания счетчиков, которые отражают сумму выручки. Данные сверяются со сданной кассовой лентой. Разница в остатке средств на начало и конец дня отражает дневную сумму выручки. Цифры в кассовой книге, на ленте и на счетчиках должны быть идентичны.

Пересчет наличности осуществляется покупонным способом. Полученный остаток сверяется с учетным. По результатам инвентаризации может быть выявлена недостача денежных средств в кассе. Проводка, которая в таком случае заносится в баланс, выглядит так: ДТ94 КТ50-2.

Проверка банковских счетов

Перед сдачей годовой отчетности. Поскольку организация может открывать счета в разных банках, то перед проверкой следует детально изучить все банковские договоры, проверить законность и целесообразность открытия счета.

Для обобщения движения средств в безналичной форме в балансе используются счета 51 «банковский счет в рублях» и 52 «Валютные счета». С целью детализации информации можно использовать субсчета 52-1 «Валютный счет в РФ» и 52-2 «Валютный счет за рубежом». Остаток средств пересчитывается в рубли по официальному курсу дважды: в момент совершения операции и при проведении инвентаризации. При этом появляются Положительные значения зачисляются в финансовые результаты на внереализационные доходы. Отрицательные отражаются в БУ записью ДТ91-2 КТ50.

Инвентаризация осуществляется путем сверки остатков средств по балансу с данными выписок. Дополнительно сравниваются обороты по ДТ и КТ. Во время проверки может быть выявлен излишек и недостача в кассе. Проводки:

ДТ76-2 КТ51 - выявление ошибочно отнесенных на банковский счет сумм.

ДТ51 КТ76-2 - поступление платежей.

Вот как осуществляется инвентаризация касс на предприятии.