Сколько бухгалтеров должно в организации. Сколько сотрудников нужно вашей бухгалтерии и как нагружать подчиненных

Чем поможет эта статья: Если вам действительно нужен дополнительный сотрудник, то у вас будут аргументы для директора. Или же вы поймете, как более рационально распределить работу, чтобы обойтись без расширения штата.

От чего убережет: От неприятного разговора с директором и его недоверия.

Время от времени главный бухгалтер сталкивается с необходимостью определить, насколько оптимальна численность его подчиненных. С одной стороны, недостаточное количество бухгалтеров приводит к постоянным переработкам. С другой стороны, чрезмерно увеличивать штат бухгалтерии не дает генеральный директор, который требует очень четко обосновывать потребность в каждом дополнительном сотруднике.

Нельзя просто прийти к директору со словами: «У меня за последний год прибавилось очень много работы. Я не справляюсь, мне нужен дополнительный человек, а лучше — два». Потому что в ответ можно услышать: «А я считаю, что у вас мало работы. Я бы с удовольствием сократил бухгалтерию на одного человека, а еще лучше — на двух».

Мы уже говорили, что с руководителем нужно общаться на языке сухих цифр, а не эмоций. В этой же статье поговорим о том, как рассчитать идеальное количество сотрудников бухгалтерии, а также фонд оплаты труда для них. А потом уже можно решать, имеет ли смысл просить директора о расширении штата.

От каких факторов зависит численность бухгалтерии

Очень часто главные бухгалтеры спрашивают у меня, каково идеальное процентное соотношение бухгалтеров к общему числу сотрудников компании — 5, 10 или, может, 15 процентов? Однозначного ответа на этот вопрос нет, так как даже в похожих компаниях число специалистов бухгалтерии может отличаться в разы.

Почему же так происходит? Потому что численность сотрудников прежде всего зависит от функций, которые выполняет подразделение .

В одной из предыдущих статей мы уже говорили о том, что в различных компаниях эти функции могут существенно различаться. Например, одно дело — просто предоставлять информацию о дебиторской задолженности в другие отделы и службы. И совсем другое — самим выбивать правильные документы или деньги из не очень добросовестных контрагентов.

Второй по популярности вопрос: влияет ли на численность бухгалтерии выручка компании? Например, должна ли измениться численность, если выручка выросла с 200 тыс. руб. в день до двух миллионов? Давайте разберемся. Мы могли раньше выставлять один счет на 200 тыс. руб., а сейчас выставляем такой же счет, но на два миллиона. Численность должна измениться? Безусловно, нет. А другая компания, чтобы заработать 200 тыс. руб., должна была выставлять 20 тысяч счетов по 10 руб. каждый. И когда выручка увеличилась до двух миллионов, счетов стало уже 200 тысяч. Поэтому штат бухгалтеров этой компании также должен существенно расшириться.

Таким образом, если мы хотим определить оптимальную численность бухгалтерии, нужно учитывать не только перечень продуктов, которые она производит. Важен и объем операций, связанных с изготовлением этих продуктов.

Важная деталь

Если вы хотите определить оптимальную численность бухгалтерии, учитывайте не только перечень продуктов, которые она производит, но и объем операций, связанный с их выполнением.

И третье, от чего иногда зависит численность бухгалтерии, это уровень эффективного использования рабочего времени. Сюда относится степень автоматизации и технологичности (чем больше ручного труда, тем ниже эффективность), а также просто элементарная дисциплина и правильная мотивация.

Самое интересное, что если рост объема операций в бухгалтерии сопровождается грамотной автоматизацией работы, то численность можно и не увеличивать. Например, приобрести сканер и программное обеспечение, которое будет автоматически сохранять копии отсканированных документов в бухгалтерской программе. Современные потоковые сканеры способны обрабатывать от 15 до 100 документов в минуту. А сколько документов в час вводят ваши бухгалтеры?

Как установить оптимальную численность и фонд оплаты труда бухгалтерии

Можно выделить пять типовых позиций в бухгалтерии: главный бухгалтер, его заместитель, старший бухгалтер, младший бухгалтер и операционист.

Операционисты — это либо люди, которые вносят первичные документы в информационную систему, либо курьеры.

Младшие бухгалтеры — сотрудники, которые отвечают за несложные участки либо помогают старшим бухгалтерам.

Старшие бухгалтеры (в некоторых компаниях они называются бухгалтерами второй категории или ведущими бухгалтерами) имеют гораздо больший опыт. За ними закреплены наиболее сложные участки учета.

Заместитель главного бухгалтера — это либо методист, который отслеживает изменения в бухгалтерском и налоговом учете на всех участках. Либо человек, который помогает главбуху руководить большим коллективом.

Еще по этой теме

Как определять время, которое подчиненные должны тратить на работу, рассказано в статье «Как оценить эффективность работы и реальную загрузку каждого сотрудника бухгалтерии», опубликована в журнале «Главбухе» № 8, 2012.

Чтобы определить оптимальную численность бухгалтерии, нужно составить список задач, возложенных на нее генеральным директором. Потом рассчитать приблизительный объем времени на выполнение каждой задачи. Далее распределить задачи между названными выше позициями. Суммировать нормативное время. И представить генеральному директору расчетное количество бухгалтеров каждой квалификации: скажем, один заместитель, два старших бухгалтера, два — младших и один операционист. Затем, чтобы составить бюджет на содержание бухгалтерии, просто умножаем получившееся количество бухгалтеров на сложившийся в вашем регионе уровень зарплат . Для Москвы можно взять следующие ставки: операционист — 100 руб. в час, младший бухгалтер — 200 руб., старший бухгалтер — 350 руб., заместитель главного бухгалтера — 700 руб., главный бухгалтер — 1200 руб. в час.

Многие московские главбухи, сравнив свой оклад со ставкой 1200 руб. в час, очень удивятся, ведь они получают гораздо меньше. Причина в том, что 1200 руб. в час (или около 200 тыс. руб. в месяц) — это идеальный оклад главного бухгалтера средней компании. Такой специалист занимается только работой, соответствующей его квалификации. В реальной жизни главный бухгалтер определенное количество времени тратит на менее квалифицированную работу. Он может вести несколько участков учета, ездить в налоговую. А чем ниже сложность решаемых задач, тем ниже и зарплата.

С помощью этих расчетов можно определить идеальный состав бухгалтерии. Теперь предлагаю рассмотреть наглядный пример.

Допустим, в бухгалтерии помимо главбуха трудятся три человека: Иванова (старший бухгалтер), Петрова и Сидорова (младшие бухгалтеры). Главбуху надо определить реальный процент загрузки этих сотрудниц. Также необходимо оценить, соответствует ли их зарплата уровню выполняемой работы. Для этого руководитель заполняет таблицу (см. образец расчета бюджета времени и фонда оплаты труда бухгалтерии).

Сначала нужно составить перечень продуктов, которые производят бухгалтеры, а также затрат времени на каждый из них. Время на обработку «первички» рассчитывается исходя из объема данных, введенных в информационную систему, и нормативов на внесение документов. Получается, что старший бухгалтер Иванова вводит «первичку» 95 часов в месяц, Петрова — 50, Сидорова — 40.

Чтобы понять, сколько времени занимают звонки контрагентам, используется таблица учета рабочего времени. Иванова звонила в течение 15 часов в месяц, Сидорова — 5 часов, Петрова вообще не звонила. На саморазвитие, например на чтение бухгалтерских журналов, каждой даме выделено по 2 часа в месяц.

Отдельно стоит остановиться на строке «Резерв на непредвиденные дела». Распределяя загрузку, всего не предусмотришь, всегда найдутся мелкие дела, которые отнимают много времени. Поэтому важно в расчет оптимальной численности закладывать резерв на непредвиденные дела. Чем выше должность подчиненного, тем больше у него должен быть этот резерв.

Важная деталь

В расчет оптимальной численности необходимо закладывать резерв на непредвиденные дела. Чем выше должность подчиненного, тем больше у него должен быть этот резерв.

Итого у Ивановой получилась нагрузка в объеме 187 часов при нормативе 176 часов. Перерасход — 11 часов, или 6 процентов от рабочего времени. Петрова и Сидорова недозагружены.

Далее по каждому продукту, то есть в каждой строчке, нужно проставить уровень квалификации, необходимый для качественного выполнения данной работы. А затем умножить количество расходуемого времени на соответствующую часовую ставку (в нашем примере московскую). Что такое «Ввод “первички”»? Это работа, соответствующая ставке операциониста, то есть 100 руб/ч. Звонки контрагентам — более квалифицированный труд уровня старшего бухгалтера, то есть 350 руб/ч. И так далее.

Осталось просто посчитать, какую зарплату мы должны платить бухгалтеру за месяц. Первая — Иванова. 95 часов, расходуемых на обработку первичных документов, главбух умножает на 100 руб/ч. Получает 9500 руб. 15 часов звонков контрагентам умножает на 350 руб., итого 5250 руб/мес. И так по каждой строчке. Заключительный аккорд — сумма по столбцу. Выходит 38 400 руб. оклада. А на деле Иванова зарабатывает 40 000 руб. в месяц. Напрашивается очень интересный вывод. С одной стороны, сотрудница перегружена, но с другой — она не полностью отрабатывает даже свою нынешнюю зарплату. Поэтому просить у генерального директора прибавки для нее мы не можем. Если же провести аналогичные расчеты для Петровой, то получится 14 480 руб. при фактической зарплате 25 000 руб. И это неудивительно, учитывая огромные резервы времени, которыми она обладает.

Так почему же у старшего бухгалтера Ивановой такой перекос? Потому что она больше половины своего времени занимается работой, не соответствующей ее квалификации. Чтобы Иванова все успевала, нужно всего лишь делегировать часть своих функций двум другим сотрудницам.

Этот пример отлично показывает, что перед тем, как выбивать у генерального директора дополнительного сотрудника, необходимо разобраться, все ли внутренние резервы повышения эффективности использованы . Возможно, простое перераспределение обязанностей между имеющимися бухгалтерами устранит проблемы с нехваткой кадров.

Статья напечатана в журнале "Главбух" № 12, 2012

Один, два, три...
или О подсчете численности работников бухгалтерии

Бухгалтер&Закон 15.02.2010 – 21.02.2010, № 07 (38)

Конечно же, любой опытный главбух сможет, как говорят, для себя лично определить, сколько человек должно работать в бухгалтерии. Во всяком случае, сделать это можно после изучения деятельности предприятия, ее специфики, степени автоматизации учетных процессов и других вопросов.

Однако, как обосновать правильность полученных умственных заключений перед руководителем предприятия? Ведь именно он принимает решение о трудоустройстве и размерах денежного вознаграждения для каждого работника.

По мнению «Б&З» ,без упрямых фактов и конкретных цифр в данном случае просто не обойтись!

Итак, при подсчете численности бухгалтеров можно воспользоваться действующими (специальными) нормативами или разработать свои собственные.

Считаем, что пользоваться первым из указанных способов определения нормативов целесообразно предприятиям с наименьшими учетными особенностями. Если же деятельность предприятия достаточно специфическая, то для получения более точного результата имеет смысл воспользоваться вторым способом, а именно, разработать нормативы самостоятельно.

Действующие (специальные) нормативы

В действующем законодательстве существует специальный документ, посвященный подсчету численности работников бухгалтерского учета – Нормативы № 269.

Правда этот документ не зарегистрирован в Минюсте, а значит, он не имеет силы нормативно-правового акта и не обязателен к применению большинством предприятий. Иными словами, положения Нормативов № 269 в рассматриваемом случае имеют чисто рекомендательный характер.

Документ этот достаточно объемный, поэтому кратко остановимся лишь на самых важных, по нашему мнению, моментах.

Нормативы № 269 содержат нормы времени на выполнение работ по бухгалтерскому учету (раздел 1) и нормативы численности бухгалтеров предприятий (раздел 2).

В нормах времени приведены виды выполняемых работ, которые связаны с выполнением требований положений (стандартов) по бухгалтерскому учету и Плана счетов.

При этом в нормах учтено время на подготовительно-завершительные работы, обслуживание рабочего места, отдых, включая физкультурные паузы и личные нужды.

Нормы определяются с учетом определенных факторов, путем применения поправочных коэффициентов (например, коэффициенты, учитывающие качество обрабатываемой документации, необходимость поверки документа, удельный вес работ, выполняемых при помощи электронно-вычислительной техники).

Нормативы № 269 содержат нормы времени на осуществление конкретных учетных операций, а именно учет:

Поступления, амортизации и выбытия основных средств и нематериальных активов;

Поступления и выбытия запасов;

Расходов на производство;

Готовой продукции;

Расчетов по оплате труда;

Денежных средств, расчетов и др.

Кроме того, в рассматриваемом документе содержатся нормы времени на составление форм финансовой отчетности предприятия.

Так, например, на оформление приобретения одного объекта основных средств (составления соответствующего акта) Нормативами № 269 отведено 9 минут; запасов (оформление карточки учета) – 12 минут; а на начисление заработной платы одному сотруднику (без учета времени на расчет начислений и удержаний налогов и страховых взносов) отведено 9 минут.

А вот составление, например, баланса предприятия (формы № 1) поставлено в прямую зависимость от общей численности работников предприятия. Если на предприятии числится 50 человек, то на составление этой формы должно уйти не более 2,5 часа, а если более 10 тыс. человек – не более 30 часов.

Нормативы численности представляют собой объемную таблицу, которая, собственно говоря, и содержит нормы численности бухгалтеров в зависимости от общей численности работающих на предприятии человек и количества самостоятельных структурных подразделений такого предприятия.

Вот упрощенный вариант (фрагмент) этой таблицы.

Таблица. Нормативная численность бухгалтеров, чел.

Общая численность работников, тыс. чел.

Количество самостоятельных структурных подразделений, ед.

Обращаем внимание на то, что в Нормативах № 269 не учтена работа по ведению налогового учета и составлению налоговой отчетности, а также отчетности в Пенсионный фонд, фонды социального страхования, органы статистики и др. А это, как известно, очень даже внушительный объем работы. Само собой разумеется, что для ее выполнения потребуется дополнительная рабочая сила.

Специальные (собственные) нормативы

Как уже было сказано выше, если деятельность предприятия достаточно специфична, а значит, и работа, выполняемая бухгалтерией, имеет существенные особенности, то целесообразно разработать свои собственные нормативы.

Разработка таких нормативов может состоять из двух этапов.

Составление подробного списка работ, выполняемых каждым работником бухгалтерии.

За основу этого списка может быть взят перечень работ (учетных операций), перечисленных в Нормативах № 269.

При этом, также как и при определении численности по указанным Нормативам, в списке необходимо дополнительно учесть работы, связанные с ведением налогового учета и отчетности, составлением отчетности в Пенсионный фонд, фонды социального страхования, органы статистики и др.

Обращаем внимание, что львиную долю при ведении налогового учета и составления указанных видов отчетности, занимает работа по изучению действующего законодательства и, собственно, сама сдача отчетных форм (представление отчетности соответствующим органам).

Определение времени, которое затрачивается на выполнения каждого наименования работ.

На данном этапе определяется, сколько времени (в минутах, часах) необходимо бухгалтеру для выполнения каждого вида работ (операций) из составленного на первом этапе списка. Далее эти показатели умножаются на количество соответствующих операций, осуществляемых в соответствующем периоде. Исходя из полученного результата (времени) определяется количество работников бухгалтерии.

При определении времени, затрачиваемого на осуществление бухгалтерских работ, рекомендуем учитывать факторы (показатели), влияющие на их трудоемкость:

1. Сложность и запутанность действующего законодательства. Значительную часть рабочего времени бухгалтера занимает изучение действующих законов и подзаконных актов. Не секрет, что многие из них достаточно тяжелы для восприятия и понимания, а некоторые нормы даже противоречат друг другу. В действующие нормативно-правовые акты постоянно вносятся изменения или издаются новые документы. Чтобы разобраться во всем этом, бухгалтер должен приложить значительные умственные усилия и потратить немало времени.

2. Виды деятельности, осуществляемые предприятием. Чем больше видов деятельности, тем сложнее учет и на его ведение требуется больше времени. Ведь каждый из них регулируется разными нормативно-правовыми актами (отдельными нормами), а значит, имеет свои учетные особенности. Бухгалтеру предприятия, ведущего только один вид деятельности, работать значительно легче.

3. Количество сотрудников предприятия. Этот показатель влияет прежде всего на трудоемкость работы бухгалтера, на которого возложены обязанности по начислению заработной платы (осуществлению начислений и удержаний из нее обязательных платежей). Само собой разумеется, что чем больше работников, тем больше работы у такого бухгалтера.

4. Уровень автоматизации учета на предприятии. Уже давно ни для кого не является секретом то, что компьютерная техника и соответствующее программное обеспечение являются хорошими помощниками бухгалтера. Если они есть – то работать гораздо легче и быстрее, если нет, то работа может превратиться в настоящую пытку.

5. Другие факторы (количество: контрагентов и подразделений предприятия; объектов учета и др.). Чем больше их количество, тем большая нагрузка ложится на бухгалтерию.

И еще...

Выше были перечислены виды бухгалтерских работ (операций). Однако зачастую на работников бухгалтерии возлагаются обязанности, прямо не связанные с бухгалтерским и налоговым учетом (отчетностью).

Ярким примером обязанностей, не свойственных бухгалтерии, может являться ведение кадрового учета на предприятии, оформление государственной регистрации (ликвидации, реорганизации) предприятия, получение различного рода разрешений на ведение предпринимательской деятельности.

Само собой, если бухгалтеру приходится выполнять такие работы, то они также должны быть учтены при определении нормативов: как первым, так и вторым способом.

Правовой глоссарий:

1. Нормативы № 269 – Межотраслевые нормативы численности работников бухгалтерского учета, утвержденные приказом Минтруда Украины от 26.09.2003 г. № 269.

Сколько человек должен обслуживать один бухгалтер_ в каком документе это написано? В частности, нужно определить, зарплату скольким сотрудникам должен рассчитывать один бухгалтер? при работе с 1-С и со сложным расчетом зарплаты?

какого-либо документа, регламентирующего количество бухгалтеров, требуемых организации, нет. Организация определяет самостоятельно, сколько бухгалтеров должно быть у нее работать. Как осуществить расчет оптимальной численности сотрудников бухгалтерии представлено в статье в полном ответе.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

Статья: КАК ПОНЯТЬ, СКОЛЬКОБУХГАЛТЕРОВ ДОЛЖНО БЫТЬ ВКОМПАНИИ?

Как понять, сколько бухгалтеров должно быть в компании?

Отвечает

Светлана Киселева Генеральный Директор группы компаний «ВнешЭкономАудит », Челябинск

Рано или поздно любой руководитель задается вопросом: оптимальна ли структура бухгалтерской службы компании? Соответствует ли численность этой службы масштабу предприятия и выполняемым функциям? Ведь «лишний» сотрудник бухгалтерии обходится организации как минимум в 300–350 тыс. руб. ежегодно, не считая единовременных затрат на подбор специалиста и организацию его рабочего места.

Показатель оптимальной численности влияет не только на величину затрат и финансовые результаты организации, но и на эффективность работы бухгалтерии в целом. Это объясняется тем, что нехватка бухгалтеров приводит к повышенной нагрузке, прежде всего на главного бухгалтера. В результате у него не остается времени на выполнение таких важных функций, как разработка методологии учета и учетной политики, контроль оформления первичных документов, а также ведения учета рядовыми сотрудниками. Вместо этого главбух вынужден брать на себя обязанности рядовых сотрудников (оформление первичных документов, составление бухгалтерских проводок). Кроме того, при большой нагрузке у сотрудников бухгалтерии не хватает времени на профессиональное развитие. Все это ведет к многочисленным ошибкам в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности, в исчислении и уплате налогов и т. п.

Определить, существует ли в Вашей организации проблема с численностью бухгалтеров, позволяют различные косвенные признаки. Вот самый явный из них: сотрудники бухгалтерии задерживаются на работе, причем не только в отчетный период, но и в межотчетный. Текучка бухгалтеров(прежде всего главбухов) тоже определенно указывает: с этой службой не все в порядке. Другие признаки того, что численность бухгалтерии не оптимальна: неоднократное предоставление налоговикам уточненных деклараций, многочисленные нарушения, выявляемые в ходе аудиторских проверок, несвоевременное получение руководством компании различной финансовой информации, отсутствие документов, регламентирующих работу бухгалтерской службы (таких как должностные инструкции, положение о бухгалтерии и т. п.).

В такой ситуации повышение заработной платы главбуху как компенсация за повышенную нагрузку – не лучшее решение; оно приемлемо только в качестве временной меры. Идеальный вариант – определить функциональные обязанности, выполнение которых ведет к чрезмерной загруженности, и передать их либо новому сотруднику бухгалтерии, либо работникам других подразделений, если те не полностью загружены.

Для расчета количества бухгалтеров, требуемого Вашей компании, можно сделать вот что*.

1. Подготовьте список всех задач, фактически выполняемых бухгалтерами. Стандартные функции бухгалтера хорошо известны – это оформление первичных документов, составление бухгалтерских проводок, расчет налогов, подготовка отчетности, заполнение деклараций, начисление зарплаты и др. При этом на бухгалтера могут быть возложены дополнительные задачи, как правило, обусловленные отсутствием в штатеорганизации определенных специалистов. Скажем, если в компании нет кадровика, бухгалтер ведет кадровое делопроизводство. А если нет юриста – занимается оформлением договоров.

Составить предварительный список обязанностей бухгалтеров Вы можете, основываясь на внутренних документах – положении о бухгалтерской службе, должностных инструкциях работников бухгалтерии. Откорректируйте получившийся перечень, оставив в нем только функции, фактически выполняемые Вашими сотрудниками. Для этого можно поручить менеджеру по персоналу провести собеседования с работниками либо выполнить хронометраж рабочего дня. Параллельно Вы выясните, насколько реальные обязанности бухгалтеров соответствуют зафиксированным в должностных инструкциях. Определив фактические функции, разделите их на две группы: регулярные (то есть выполняемые ежемесячно или ежеквартально) и эпизодические (разовые, например подготовка документов для получения банковского кредита).

2. Выясните объем операций или документов по каждому виду работ за определенный период (месяц, квартал). Установите, например, сколько первичных документов обрабатывается в компьютерной программе, а какое число таких документов (например, платежных поручений) составляется, сколько готовится налоговых деклараций. Эту работу лучше поручить главному бухгалтеру: он сможет получить нужные сведения, проанализировав деятельность организации за прошлый период.

3. Определите нормативы времени для каждой выполняемой задачи. Установите, в частности, сколько минут бухгалтер должен обрабатывать в программе одну накладную или рассчитывать отпускные для одного работника, сколько часов главбух должен затратить на составление одной декларации по каждому налогу. Для этого нужно не меньше десяти раз замерить продолжительность каждого вида работ. Затраты времени на выполнение эпизодических функций можно выяснить в ходе беседы с сотрудниками.

4. На основании полученных данных рассчитайте требуемую Вашей фирме численность бухгалтеров, воспользовавшись формулой

Ч – нормативная численность сотрудников бухгалтерии, чел.;

НТ – нормативные трудозатраты на бухгалтерское обслуживание в месяц, ч;

Кнп – коэффициент непроизводительных потерь1 (у бухгалтеровнепроизводительные потери составляют в среднем 20% – следовательно, значение коэффициента можно принять равным 1,2);

ЧРВм – чистый среднемесячный фонд рабочего времени, ч;

Ni – среднее количество операций в месяц по каждому виду нормируемых операций;

Ti – норматив времени на выполнение каждой операции, мин;

РВ – годовой фонд рабочего времени (расчет производится для 40-часо­вой рабочей недели)2, ч;

ВО – отпуск одного сотрудника за год из расчета 28 календарных или 20 рабочих дней, ч (обычно это 160 часов: 20 рабочих дней x 8 часов);

ДО – дополнительное время отсутствия работника из-за временной нетрудоспособности либо дополнительные дни отдыха и т. п.3, ч.

Сноска 1
Большая часть потерь связана с использованием рабочего времени в личных целях (отправка электронной почты, поиск личной информации в Интернете, личные телефонные разговоры, обмен новостями с сослуживцами, чаепития, перекуры), отсутствием на рабочем месте по причине опозданий, ранних уходов с работы, организационным обслуживанием рабочего места, в том числе наведением порядка и настройкой компьютера. Кроме того, потери включают в себя время, когда сотрудник находится на рабочем месте (или поблизости), но ничего не делает и даже не пытается имитировать деятельность.

Сноска 2
В 2011 году годовой фонд рабочего времени равен 1981 часу.

Сноска 3
Дополнительное время можно определить, подсчитав время отсутствия бухгалтеров по данным прошлого периода. Как правило, ежегодно работник дополнительно отсутствует около 10–15 рабочих дней.

Материалы для скачивания:

• Смета затрат на организацию рабочего места и ежемесячное содержание дополнительного сотрудника бухгалтерии.doc 40 КБ
• Расчет оптимальной численности сотрудников бухгалтерии.xls 23 КБ

Планирование численности персонала на основе норм по труду позволяет достигнуть того уровня производительности, который реально соответствует организационно-техническим условиям.

Расчет на основе норм численности

Норма численности - установленная численность работников определенного профессионально-квалификационного состава, необходимых для выполнения конкретных производственных, управленческих функций или объема работ в заданных организационно-технических условиях.

При очевидной простоте применения эти нормы имеют и некоторые недостатки, одним из которых является их относительно невысокая точность. Объясняется это тем, что при расчете норм численности учитываются наиболее типовые для данной категории персонала состав и объем работ. При отклонении реального состава работ от типового снижается точность получаемого результата. Чаще всего нормы численности представляются в виде расчетных зависимостей или составленных на их основе нормативных таблиц. Так, в Межотраслевых нормативах численности работников бухгалтерского учета, утвержденных приказом Министерства труда и социальной политики Украины от 26 сентября 2003 г. № 269, приведены нормативные таблицы и расчетные зависимости для определения численности бухгалтеров на предприятиях с числом структурных подразделений от 3 до 120 и численностью работников от 10 до 20 000 чел. Указанные нормы численности учитывают подготовительно-заключительное время и время на отдых и личные нужды работников.

На предприятиях с численностью работников от 5100 до 10 000 чел. и числом структурных подразделений от 25 до 80 нормативная численность бухгалтеров определяется так:

где Чраб - численность работников предприятия (тыс. чел.);

Nподр - число структурных подразделений;

Кк.п.з - коэффициент, учитывающий удельный вес работ по бухгалтерскому учету, которые выполняются с использованием ЭВМ. Определяется по таблице.

Для каждого диапазона измерения указанных параметров используются разные расчетные зависимости.

Если в состав предприятия входят 47 структурных подразделений, в которых работают 5350 чел., а 75% работ в бухгалтерии выполняются с применением ЭВМ, то нормативная численность работников бухгалтерского учета составляет:

В данном случае нормативная численность рассчитана с учетом типовых видов работ по бухгалтерскому учету. Если виды таких работ на предприятии будут отличаться от типовых, точность результата снизится. Поэтому в Межотраслевых нормативах численности работников бухгалтерского учета приведены также нормы времени для работ по бухгалтерскому учету, которые в полной мере позволяют учесть специфику каждого конкретного предприятия.

Расчет на основе норм времени

Норма времени - количество затрат рабочего времени, установленное для выполнения одной единицы работы работником или группой работников (бригадой) соответствующей квалификации в заданных организационно-технических условиях. При достаточном охвате нормированием выполняемых работ использование норм времени дает точный и объективный результат по расчету численности персонала. Увеличение доли работ, не охваченных нормированием, вносит растущую погрешность, поскольку учет таких работ обычно производится экспертным (оценочным) путем.

На основе норм времени нормативная численность персонала рассчитывается так:

где То - общие трудозатраты на объем работ планируемого периода (смены, месяца, года и т. д.), чел./ч;

Фр.в - фонд рабочего времени на планируемый период, ч;

Общие трудозатраты на объем работ планируемого периода:

где Тp i - затраты времени на каждый отдельный (i -й) вид работ, чел./ч (если используемые нормы времени не включают в себя затраты времени на отдых и личные нужды работников, то Tp i = T i (1 + Колн / 100), где Колн - процент потерь рабочего времени, от 1 до 15% в зависимости от категории работников, на отдых и личные нужды);

К - коэффициент, учитывающий трудоемкость работ, не охваченных нормированием или носящих разовый характер. К = 1 + % ненорм. работ / 100;

Нв n - норма времени на данный вид работ, чел./ч;

O n - объем данного вида работ.

Рассмотрим пример расчета численности бухгалтеров, занимающихся учетом заработной платы. Виды и объем таких работ приведены в табл. 1 . Плановый коэффициент выполнения норм Кв.н = 100, коэффициент работ, не охваченных нормированием, К = 1,03, фонд рабочего времени на 2004 год - 2012 ч. Более 90% работ выполняются на ЭВМ (Кк.п.з = 1,0).

Таблица 1. Виды и объем работ по учету заработной платы
	Виды работ	Единица измерения	Норма времени, чел./ч	Объем работ за год	Трудоемкость, чел./ч
	Начисление заработной платы работникам за выполненные работы	1 позиция в ведомости	0,15	350 х 12 = 4200
	Удержание подоходного налога			350 х 12 = 4200
	Удержания в пенсионный фонд			350 х 12 = 4200
	Удержания в фонд социального страхования на случай временной утраты трудоспособности			350 х 12 = 4200
	Удержания в фонд социального страхования на случай безработицы			350 х 12 = 4200
	Удержания по исполнительным листам
	Удержание профсоюзных взносов			315 х 12 = 3780
Итого

Таким образом, нормативная численность работников бухгалтерии предприятия, определенная на основе плановых объемов работ и норм времени, - 1,84 чел. Штатная численность данной категории работников при коэффициенте невыходов Кн = 1,10 составляет:

Расчет на основе норм выработки

Норма выработки - установленный объем работ (количество единиц продукции), который работник или группа работников (бригада) соответствующей квалификации обязаны выполнять (изготовить, перевезти и т. д.) в единицу рабочего времени в заданных организационно-технических условиях. Норма выработки является величиной, обратной норме времени.

Расчет численности персонала на основе норм выработки дает достаточно объективный и точный результат. При этом используется формула:

где V - плановый объем работ в принятых единицах измерения;

Фр.в - фонд рабочего времени на планируемый период, ч.;

Нвыр - норма выработки в принятых единицах измерения;

Кв.н - плановый коэффициент выполнения норм.

Предположим, рабочая программа предприятия предусматривает вырезание 108 000 заготовок в год. Местная норма выработки на одного рабочего - 8 заготовок в час. Плановый коэффициент выполнения норм - 1,1. Фонд рабочего времени на 2004 год - 2012 ч. Нормативная численность рабочих, производящих данный вид заготовок, составляет:

Расчет на основе норм обслуживания

Норма обслуживания - количество производственных объектов (единиц оборудования, рабочих мест, голов скота и т. д.), которые работник или группа работников (бригада) соответствующей квалификации обязаны обслужить в единицу времени в заданных организационно-технологических условиях.

По своей сути норма обслуживания эквивалентна норме выработки для функции обслуживания. Поэтому достаточно часто разрабатываются нормы времени обслуживания. Например, для уборщиков (функция обслуживания) может устанавливаться как площадь убираемого помещения (норма обслуживания), так и время на уборку 1 м2 (норма времени обслуживания).

Нормативная численность работников на основе норм обслуживания рассчитывается по формуле:

где O i - объем выполняемых работ i -го вида;

Ho i - нормы обслуживания для i -го вида работ;

К - коэффициент, учитывающий время на выполнение вспомогательных функций, а также отдых и личные нужды работников.

где a1 - время на выполнение вспомогательных функций, %;

a2 - время на отдых и личные нужды работников, %.

При использовании норм времени обслуживания нормативная численность работников определяется так:

где T н.о - норма времени обслуживания для всего комплекса выполняемых работ за планируемый период (год, месяц, смену и т. д.);

Ф - фонд рабочего времени планируемого периода.

где T н i - норма времени обслуживания для отдельных видов работ;

К - коэффициент, учитывающий время для выполнения вспомогательных функций, а также отдыха и личных нужд работников.

где ti - норма времени обслуживания на единицу работ;

Vi - объем выполняемых работ по каждому виду;

qi - средняя повторяемость работ по каждому виду.

Рассмотрим пример расчета нормативной численности уборщиков, осуществляющих уборку вестибюля, коридоров и туалетов. Нормы обслуживания и времени обслуживания для данных видов работ приведены в табл. 2 и определены на основе Норм времени на уборку служебных и культурно-бытовых помещений (2001).

Предположим, что уборщики ежедневно при односменной работе осуществляют подметание и мытье 1300 м2 полов в фойе и коридорах офисного здания, 250 м2 полов на лестницах и лестничных клетках, а также мытье дважды в смену 60 м2 полов в туалетах. При этом норма времени на выполнение вспомогательных функций составляет 3%, норма времени на отдых и личные нужды работников - 2%.

При расчете нормативной численности персонала на основе норм обслуживания

При расчете нормативной численности персонала на основе норм времени обслуживания

Таким образом, нормативная численность уборщиков, выполняющих указанные работы, должна составлять 3,06 чел.

При расчете как нормативной, так и штатной численности часто получают результаты, выраженные дробными числами, которые необходимо округлить. В практике принято оперировать штатными единицами не менее 0,25 ставки. Результаты расчетов служат основанием для принятия конкретных управленческих решений по формированию кадрового состава предприятия и его штатного расписания.

Бухгалтерия - очень важный «жизненный орган» предприятия. И бухгалтер, не справляющийся со своей работой по причине излишней загруженности, может нанести вред как себе, так и своему работодателю. Однако в современных кризисных реалиях, когда руководства компаний не то, что не хотят расширять штат, а, наоборот, постоянно размышляют на тему, как бы его сократить, очень сложно обосновать необходимость принятия на работу нового сотрудника.

В этой статье мы поговорим о том, к каким аргументам может прислушаться ваш начальник, если вы хотите просить его о расширении штата. Также мы рассмотрим схемы, по которым можно рассчитать оптимальную численность бухгалтерии.

От чего зависит количество бухгалтеров в компании

Одним из основных факторов, которые влияют на численность бухгалтерии, да и других подразделений предприятия, это тот объем обязанностей, которые выполняют эти сотрудники. Если это крупное предприятие, в котором каждый отдел выполняет свои отдельные функции, и, например, если контрагенты такой компании не выполняют свои обязательства, например, не предоставляют вовремя отчетные документы или остаточные денежные средства, бухгалтерия может просто делегировать полномочия в другие службы, то, конечно, такая работа легче, нежели, когда бухгалтеру приходится делать все самому, включая работу с контрагентами.

И еще один фактор, очень существенно влияющий на численность бухгалтерии, - это выручка компании. Так как чем больше выручка, тем больше выставляется счетов и проводится других различных финансово-хозяйственных операций, в проведении которых непосредственно задействована бухгалтерия.

Третий, общий для всех подразделений фактор, это техническая оснащенность предприятия в общем и бухгалтерии в частности, а также мотивированность сотрудникоов и дисциплина.

Как определить оптимальную численность бухгалтерии

Стандартная бухгалтерия насчитывает 5 позиций: это операционист, младший и старший бухгалтеры, а также главный бухгалтер и его заместитель.

Для установки оптимальной численности бухгалтерии нужно произвести следующие расчеты: вычислить, сколько времени требуется на выполнение каждой из задач, которую ставит перед бухгалтерией руководство предприятия, потом суммировать это время и разделить его на количество действующих сотрудников.

Как понять, насколько загруженность работника соответствует оплате его труда

Во-первых, нужно составить список задач, которые выполняет каждый из сотрудников, а потом определить, сколько конкретно времени он затрачивает на выполнение той или иной задачи из этого списка. Составляется специальная таблица, куда заносится обязанность и количество часов, затраченных на выполнение этой обязанности. Например, «обработка первичной информации» - 50 часов, «звонки контрагентам» - 15 часов.

Здесь же закладывается определенное время, которое бухгалтер тратит на самообразование, курсы повышения квалификации, чтение материалов по специальности и так далее. Плюс - резервное время на выполнение непредвиденных дел, которые всегда появляются в изобилии. Причем, чем выше должность у работника, тем больше должен быть такой резерв.

Далее, сравниваем количество выработанных в месяц часов с нормативом и получаем понятную картину, о том, кто из работников перерабатывает, а кто - наоборот. После этого можно рассчитать, насколько заработная плата каждого из сотрудников соответствует действующим нормативам. Для этого проставляем уровень квалификации, который необходим для выполнения того или иного рода обязанностей, после чего смотрим, какого размера оплата предусмотрена в вашем регионе для работ подобной квалификации (рублей\час). Умножаем эту ставку на количество времени, затрачиваемого на исполнение обязанности, суммируем все получившиеся цифры, и, таким образом, получаем фактическую зарплату этого сотрудника. Вполне возможно, она ниже, чем настоящий оклад, выплачиваемый работнику, тогда просить повышения зарплаты или расширения штата невозможно - сотрудники и так не дорабатывают.